Biên bản thanh lý hợp đồng thực hiện gói thầu y tế là gì? Khi nào cần lập?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng trong đấu thầu y tế

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản pháp lý do các bên tham gia hợp đồng ký kết sau khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc chấm dứt, nhằm xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại và các trách nhiệm phát sinh sau khi kết thúc hợp đồng. Trong lĩnh vực y tế, biên bản thanh lý được áp dụng cho đa dạng loại hợp đồng: mua sắm trang thiết bị y tế, cung cấp thuốc, vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm, dịch vụ bảo trì và dịch vụ khám chữa bệnh BHYT.

Sự khác biệt giữa nghiệm thu, quyết toán và thanh lý hợp đồng

Nghiệm thu là quá trình kiểm tra, xác nhận hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp đúng số lượng, chất lượng; quyết toán là xác định giá trị cuối cùng được chấp nhận thanh toán; còn thanh lý là bước cuối cùng xác nhận các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ hoặc xác định rõ các tồn tại cần xử lý trước khi chấm dứt hợp đồng. Một hợp đồng thực hiện xong nhưng chưa ký biên bản thanh lý vẫn được coi là chưa kết thúc về mặt pháp lý.

Các trường hợp bắt buộc phải lập biên bản thanh lý

Theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP, hợp đồng thực hiện gói thầu phải được thanh lý trong các trường hợp: hợp đồng hoàn thành toàn bộ; hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận; hợp đồng bị hủy bỏ, đơn phương chấm dứt theo quy định. Với hợp đồng khung cung cấp thuốc, vật tư y tế, biên bản thanh lý bắt buộc lập khi hết thời hạn hiệu lực hoặc hết hạn mức giá trị khung.

Căn cứ pháp lý mới nhất điều chỉnh thanh lý hợp đồng gói thầu y tế

Luật Đấu thầu và Nghị định 24/2024/NĐ-CP

Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2024, cùng Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết, là nền tảng pháp lý điều chỉnh hợp đồng y tế ký mới. Nghị định 24/2024/NĐ-CP dành riêng các quy định về quản lý thực hiện hợp đồng, bao gồm cả nội dung thanh lý. Với hợp đồng ký trước ngày này, biên bản thanh lý vẫn phải dẫn chiếu văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm ký.

Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT và các mẫu phụ lục liên quan

Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT chuẩn hóa hồ sơ mời thầu và mẫu hợp đồng, trong đó có điều khoản thanh lý. Khi soạn biên bản thanh lý, phần căn cứ pháp lý nên dẫn: Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, hợp đồng đã ký và quyết định phê duyệt.

Hướng dẫn chi tiết các bước lập biên bản thanh lý

Bước 1 – Kiểm tra, đối chiếu toàn bộ nghĩa vụ: Lập bảng đối chiếu công nợ, kiểm kê hàng hóa, rà soát hợp đồng và phụ lục, kiểm tra chứng từ pháp lý của thiết bị y tế.

Bước 2 – Nghiệm thu và xác nhận hoàn thành: Tổ chức nghiệm thu hoàn thành với đầy đủ thành phần, lập biên bản vận hành thử và đào tạo chuyển giao kỹ thuật.

Bước 3 – Quyết toán giá trị hợp đồng thực tế: Xác định tổng giá trị hợp đồng, giá trị nghiệm thu thực tế, giá trị đã thanh toán, còn lại, các khoản phạt và bồi thường.

Bước 4 – Tổ chức họp và thống nhất nội dung thanh lý: Ghi nhận các thống nhất về giá trị quyết toán, thời hạn thanh toán, bảo hành, giải tỏa bảo lãnh.

Bước 5 – Soạn thảo, ký kết biên bản thanh lý: Đảm bảo cấu trúc chuẩn, số tiền bằng số và chữ khớp nhau, ghi rõ số bản, phân phối hồ sơ đến các phòng ban liên quan.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gói thầu y tế chuẩn 2025

Cấu trúc đầy đủ của một biên bản thanh lý

Gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ; tên biên bản kèm số và ngày lập; thông tin các bên (bên A, bên B, bên C nếu có); căn cứ pháp lý; nội dung thanh lý; tình trạng thực hiện nghĩa vụ; nghĩa vụ sau thanh lý; cam kết và chữ ký.

Ngoài mẫu chuẩn cho gói thầu y tế, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản thanh lý chuyên biệt khác để áp dụng linh hoạt:

• Biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho lưu trữ thuốc
• Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tâm lý trị liệu
• Biên bản thanh lý hợp đồng thuê điều dưỡng viên

Các lưu ý đặc thù khi thanh lý hợp đồng trong lĩnh vực y tế

• Xử lý hàng hóa, thiết bị chưa sử dụng hết theo quy định về quản lý tài sản công.
• Ghi rõ nghĩa vụ bảo hành, bảo trì sau thanh lý, đặc biệt với thiết bị nhập khẩu.
• Đối với nhà thầu nước ngoài, cần lưu ý quy định về ngoại hối, thuế nhà thầu.
• Xử lý vi phạm, bồi thường và phạt vi phạm trước khi ký thanh lý.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng gói thầu y tế

Thanh lý hợp đồng có bắt buộc công chứng không?

Theo pháp luật đấu thầu, biên bản thanh lý không bắt buộc công chứng, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu (ví dụ hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất).

Thời hạn thanh lý tối đa là bao lâu?

Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định các bên phải thanh lý trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Thanh lý trước thời hạn có được không? Điều kiện gì?

Được nếu hai bên đồng thuận và đã xác định rõ giá trị phần công việc đã thực hiện, đồng thời ghi rõ trách nhiệm sau thanh lý. Trường hợp đơn phương chấm dứt phải tuân thủ điều khoản hợp đồng và pháp luật.

Kết luận và khuyến nghị

Biên bản thanh lý hợp đồng là chứng từ pháp lý không thể thiếu để kết thúc gói thầu y tế một cách trọn vẹn. Bệnh viện và nhà thầu cần chú trọng đối chiếu công nợ, hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, quyết toán và ghi rõ các nghĩa vụ sau thanh lý. Việc sử dụng mẫu biên bản chuẩn, phù hợp với quy định mới nhất sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro tranh chấp và đảm bảo thanh quyết toán thuận lợi.

Hãy tải ngay các mẫu biên bản thanh lý chuyên nghiệp tại Mẫu Biên Bản để áp dụng vào thực tế công việc của bạn!