Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị y tế: Mẫu và hướng dẫn chi tiết

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị y tế là văn bản pháp lý quan trọng giúp xác nhận việc kết thúc hợp đồng, tránh tranh chấp và đảm bảo tuân thủ quy định. Bài viết này cung cấp mẫu mới nhất kèm hướng dẫn soạn thảo.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị y tế là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị y tế

Đây là văn bản do bên mua và bên bán lập khi kết thúc hợp đồng, ghi nhận việc đã thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ, đồng thời chấm dứt các quyền và nghĩa vụ theo thỏa thuận.

Bản chất pháp lý và vai trò của biên bản thanh lý

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý là căn cứ xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng, cũng như là chứng từ cần thiết để hạch toán, quyết toán thuế và giải quyết công nợ.

Phân biệt biên bản thanh lý và biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu xác nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận, còn biên bản thanh lý xác nhận việc kết thúc toàn bộ nghĩa vụ sau khi hết bảo hành.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý?

Các trường hợp bắt buộc lập biên bản

Hợp đồng hoàn thành, chấm dứt theo thỏa thuận, hoặc đơn phương chấm dứt do vi phạm. Với tài sản công, biên bản phải có theo Thông tư 33/2016/TT-BYT.

Thanh lý khi hợp đồng hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ

Khi thiết bị đã giao, bảo hành đã hết, mọi khoản thanh toán được tất toán, biên bản thanh lý chính thức khép lại hợp đồng.

Thanh lý khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn hoặc có tranh chấp

Biên bản cần ghi rõ khoản bồi thường, giá trị tài sản đã nhận, số tiền đã thanh toán và phương án xử lý. Nếu một bên không ký, bên còn lại vẫn có thể lập biên bản đơn phương và khởi kiện.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc thanh lý

Căn cứ theo Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại

Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 quy định về chấm dứt hợp đồng, phạt vi phạm và lãi chậm thanh toán mà biên bản thanh lý cần tuân thủ.

Thông tư của Bộ Y tế liên quan

Thông tư 33/2016/TT-BYT và Thông tư 14/2019/TT-BYT quy định hồ sơ thanh lý trang thiết bị y tế tại các cơ sở khám chữa bệnh, bao gồm biên bản thanh lý tài sản.

Quy định nội bộ tại bệnh viện, cơ sở y tế

Quy chế thanh lý nội bộ quy định thẩm quyền ký, thành phần hội đồng thanh lý và quy trình lưu trữ hồ sơ, cần được tuân thủ nghiêm túc.

Nội dung chính của biên bản thanh lý

Thông tin các bên tham gia

Ghi đầy đủ tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số tài khoản và giấy ủy quyền nếu có.

Danh mục thiết bị, số lượng, chủng loại, mã hiệu

Liệt kê từng thiết bị với model, serial, số lưu hành, năm sản xuất và tình trạng hoạt động.

Lý do thanh lý và tình trạng thực hiện hợp đồng

Nêu rõ lý do, tổng giá trị, giá trị đã thực hiện và còn lại, kết quả nghiệm thu.

Giá trị hợp đồng và tình hình thanh toán

Chốt số tiền đã thanh toán, số nợ còn lại, lãi chậm thanh toán hoặc phạt vi phạm nếu có.

Kết quả nghiệm thu, bàn giao và bảo hành

Xác nhận việc đã bàn giao, thời gian bảo hành kết thúc và không còn khiếu nại.

Cam kết của các bên sau thanh lý

Các bên cam kết không có yêu cầu phát sinh và chấm dứt mọi trách nhiệm theo hợp đồng.

Điều khoản hiệu lực và số lượng bản lập

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý chuẩn

Quy trình các bước lập biên bản

Xác định căn cứ pháp lý, kiểm tra tài sản, đối chiếu công nợ, soạn thảo và ký kết.

Cách ghi thông tin thiết bị y tế theo giấy phép lưu hành

Sử dụng đúng tên, model, serial và số lưu hành trên giấy phép để tránh sai sót.

Xử lý các khoản thanh toán dở dang, tạm ứng, bảo hành

Ghi rõ các khoản này và phương án xử lý trong biên bản.

Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Tránh thiếu chữ ký, thiếu thông tin, hoặc ghi lý do thanh lý không phù hợp với thực tế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị y tế

Mẫu biên bản thanh lý dạng Word tải miễn phí

Tải mẫu chuẩn tại đây và điều chỉnh theo nhu cầu.

Mẫu cho cơ sở y tế, bệnh viện

Bổ sung thông tin hội đồng thanh lý khi cơ sở là đơn vị công lập.

Mẫu cho thuốc thử, hóa chất, sinh phẩm, vật tư y tế

Dùng riêng cho các hợp đồng cung cấp vật tư tiêu hao, hóa chất.

Mẫu nghiệm thu kết hợp thanh lý

Tiện lợi cho hợp đồng nhỏ, giao hàng một lần.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khác: quần áo, sơn, thuê MC sự kiện.

Hướng dẫn ký kết và lưu trữ

Thẩm quyền ký và đóng dấu

Chỉ có người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền mới có thẩm quyền ký, kèm dấu của tổ chức.

Số lượng bản lập, giá trị pháp lý

Thường lập 02 bản, giá trị pháp lý của các bản là như nhau.

Lưu trữ hồ sơ thanh lý

Hồ sơ phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015 và phục vụ công tác kiểm toán.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc công chứng biên bản thanh lý không?

Không bắt buộc trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có yêu cầu.

Một bên không ký biên bản thanh lý thì sao?

Bên còn lại có thể thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản và khởi kiện nếu cần.

Thanh lý khi thiết bị hư hỏng, không đạt chuẩn?

Cần lập biên bản ghi nhận tình trạng, mời kiểm định để xác định trách nhiệm.

Biên bản thanh lý có thay thế hóa đơn không?

Không, biên bản thanh lý chỉ là chứng từ bổ sung, không thay thế hóa đơn GTGT.