Biên bản thanh lý là văn bản quan trọng trong hợp đồng mua bán quốc tế. Tải mẫu miễn phí.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế là gì?

Khái niệm

Là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về việc kết thúc quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.

Đặc điểm và bản chất pháp lý

Là thỏa thuận xác nhận, không phát sinh nghĩa vụ mới, dùng làm căn cứ chấm dứt hợp đồng theo Điều 422 BLDS 2015.

Phân biệt

Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận giao nhận hàng, còn biên bản thanh lý xác nhận kết thúc toàn bộ nghĩa vụ; phụ lục chỉ điều chỉnh hợp đồng.

Vai trò và ý nghĩa của biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế

Hoàn thành nghĩa vụ

Là bằng chứng pháp lý giúp các bên tránh khiếu nại sau khi kết thúc hợp đồng.

Giải quyết tranh chấp

Xác định thời điểm quyền lợi bị xâm phạm để tính thời hiệu khởi kiện 3 năm.

Hạch toán kế toán

Là chứng từ gốc để hạch toán doanh thu, chi phí và quyết toán thuế.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế?

Hợp đồng hoàn thành

Khi đã giao đủ hàng, thanh toán đủ tiền, hết thời hạn bảo hành.

Chấm dứt trước hạn

Khi có thỏa thuận hoặc bất khả kháng, biên bản giúp ghi nhận sự thống nhất không truy cứu trách nhiệm.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế

Luật Thương mại 2005

Quy định hợp đồng quốc tế phải lập văn bản; biên bản thanh lý cũng nên lập văn bản để bảo đảm chứng cứ.

Bộ luật Dân sự 2015

Điều 422 quy định các căn cứ chấm dứt hợp đồng (hoàn thành, thỏa thuận, bất khả kháng).

CISG và Incoterms

CISG cho phép thỏa thuận chấm dứt; nếu dẫn chiếu Incoterms, cần lưu ý điều kiện giao nhận.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế

Thông tin các bên

Ghi đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện.

Tình trạng hợp đồng

Liệt kê số hóa đơn, vận đơn, tờ khai hải quan và chất lượng hàng.

Kết quả thanh toán

Xác định tổng giá trị, số đã thanh toán, dư nợ và đồng tiền.

Cam kết và tranh chấp

Ghi rõ cam kết không còn khiếu nại và phương thức giải quyết tranh chấp.

Hiệu lực

Có hiệu lực từ ngày ký; mỗi bên giữ một bản chính.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế chuẩn

Nguyên tắc

Rà soát hợp đồng gốc và phụ lục để không bỏ sót nghĩa vụ.

Ngôn ngữ

Nên dùng mẫu song ngữ Anh – Việt để tránh sai lệch.

Ký tên, đóng dấu

Người ký phải đúng thẩm quyền; đóng dấu được khuyến nghị.

Thủ tục thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế

Quy trình

Gồm 6 bước: rà soát, đối chiếu, chốt nợ, soạn thảo, ký đóng dấu, lưu trữ.

Hồ sơ

Hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán.

Lưu trữ

Tối thiểu 10 năm theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế (tải miễn phí)

Mẫu tiếng Việt

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa. Xem thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán bàn ghế.

Mẫu song ngữ

Tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở rác.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế

Thanh toán quốc tế

Thanh toán phải qua ngân hàng, ghi rõ loại ngoại tệ và tỷ giá.

Thuế, hải quan

Hoàn tất thủ tục hải quan, kiểm tra hóa đơn xuất nhập khẩu.

Sai lầm

Dùng nhầm mẫu nội địa, thiếu điều khoản Incoterms – cần bổ sung.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng mua bán quốc tế

Công chứng?

Không, chỉ cần chữ ký và dấu; công chứng chỉ khi cần.

Công nợ?

Có, nhưng phải ghi rõ số nợ và lịch thanh toán.

Ngôn ngữ?

Nên song ngữ; nếu một ngôn ngữ thì ưu tiên ngôn ngữ hợp đồng gốc.

Kết luận

Biên bản thanh lý giúp bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Hãy tải ngay mẫu tại Mẫu Biên Bản.