Giới thiệu về Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác bến cảng

Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác bến cảng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác bến cảng là văn bản pháp lý ghi nhận việc hai bên chấm dứt quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng khai thác bến cảng. Đây là kết quả cuối cùng của quá trình hợp tác, xác nhận tình trạng bàn giao tài sản, bến cảng, cùng toàn bộ công nợ còn tồn đọng. Khác với biên bản nghiệm thu thông thường, biên bản thanh lý có phạm vi bao quát hơn: bao gồm quyết toán chi phí, chấm dứt nghĩa vụ và giải quyết các khiếu nại phát sinh sau hợp đồng.

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi hết thời hạn, hoàn thành nghĩa vụ hoặc theo thỏa thuận của các bên. Biên bản thanh lý chính là thỏa thuận ghi nhận hệ quả của việc chấm dứt này, do đó bắt buộc phải căn cứ vào nội dung hợp đồng gốc đã ký kết. Trong lĩnh vực cảng biển, biên bản thường được ký giữa chủ cảng (hoặc doanh nghiệp quản lý cảng) với đơn vị khai thác – có thể là doanh nghiệp logistics, cảng container hoặc hãng tàu.

Tầm quan trọng và căn cứ pháp lý áp dụng

Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng hàng đầu khi xảy ra tranh chấp thương mại tại Tòa án hoặc Trọng tài. Nó thể hiện ý chí cuối cùng của các bên về việc giải quyết toàn bộ quan hệ hợp đồng. Căn cứ pháp lý để lập biên bản bao gồm Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 (số 95/2015/QH13), Nghị định 58/2017/NĐ-CP quy định về quản lý hoạt động hàng hải, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, cùng các văn bản hướng dẫn liên quan như Thông tư 54/2018/TT-BGTVT về giá dịch vụ tại cảng biển và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ. Theo thống kê, cả nước hiện có 34 cảng biển với khoảng 296 bến cảng, sản lượng hàng hóa qua hệ thống cảng trong 10 tháng năm 2024 ước đạt 766,5 triệu tấn – cho thấy nhu cầu thanh lý hợp đồng khai thác đang ngày càng tăng.

Nội dung chi tiết của mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác bến cảng

Một biên bản thanh lý chuẩn theo thực tiễn hàng hải gồm 6 phần chính: thông tin các bên, thông tin hợp đồng gốc, tình trạng bến cảng, bảng quyết toán công nợ, cam kết kết thúc nghĩa vụ và chữ ký các bên.

Thông tin cơ bản của các bên tham gia

Phần này cần nêu đầy đủ họ tên người đại diện theo pháp luật, chức danh, giấy ủy quyền (nếu có), mã số thuế, địa chỉ đăng ký kinh doanh và tài khoản ngân hàng. Người ký phải là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Thông tin của bên khai thác cần khớp với giấy chứng nhận đăng ký khai thác bến cảng do Cảng vụ hàng hải cấp.

Thông tin hợp đồng gốc và vị trí phạm vi bến cảng

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, các phụ lục đã ký và mô tả vị trí bến cảng bằng tọa độ địa lý, diện tích mặt bằng, chiều dài cầu cảng, độ sâu trước bến. Theo Nghị định 58/2017/NĐ-CP, các thông số này phải khớp với Giấy chứng nhận đăng ký bến cảng và quy chuẩn QCVN 01:2021/BGTVT.

Tình trạng bến cảng và quá trình nghiệm thu bàn giao

Quy trình nghiệm thu gồm 3 bước: kiểm tra hiện trường, đối chiếu với biên bản bàn giao ban đầu, và lập biên bản nghiệm thu có sự tham gia của đại diện hai bên cùng đơn vị giám sát độc lập. Các khiếm khuyết thường gặp như lún nứt mặt bến, hư hỏng bích neo, xuống cấp hệ thống điện, thiếu hụt PCCC cần được ghi nhận cụ thể. Nên kèm ảnh chụp hiện trường có ghi ngày giờ và tọa độ GPS.

Xác nhận các khoản chi phí, lệ phí khai thác còn tồn đọng

Các khoản phí thường gặp: phí cầu cảng, neo đậu, hoa tiêu, bốc dỡ, lưu kho bãi, điện nước, vệ sinh môi trường. Theo Thông tư 54/2018/TT-BGTVT, cần đối chiếu đơn giá theo biểu giá do Bộ GTVT ban hành. Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu mọi khoản phí phải có hóa đơn điện tử hợp lệ. Lập bảng đối chiếu công nợ riêng có xác nhận của kế toán trưởng hai bên trước khi ghi vào biên bản.

Cam kết kết thúc nghĩa vụ và quyền của hai bên

Nội dung trọng yếu là hai bên xác nhận mọi quyền và nghĩa vụ chấm dứt hoàn toàn, trừ các nghĩa vụ về bảo mật, bồi thường thiệt hại và bảo hành. Lưu ý không được từ bỏ quyền khởi kiện theo luật định. Nếu hợp đồng gốc có thỏa thuận phạt vi phạm chưa giải quyết, biên bản phải nêu rõ phương thức xử lý theo Điều 301 Luật Thương mại 2005.

Lưu ý pháp lý khi soạn biên bản thanh lý hợp đồng khai thác bến cảng

Biên bản không bắt buộc phải công chứng, nhưng nếu có chữ ký số và con dấu của hai doanh nghiệp thì giá trị chứng cứ sẽ cao hơn. Sau khi ký, nên nộp một bản đến Cảng vụ hàng hải để cập nhật hồ sơ quản lý.

Số bản biên bản được lập và giá trị pháp lý

Thông thường lập 02 bản gốc có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. Nếu giao dịch điện tử, chỉ cần 01 bản điện tử có chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, có giá trị tương đương bản giấy. Nên ký nháy vào từng trang để tránh thay đổi nội dung sau khi ký.

Thời điểm lập biên bản (đúng hạn hoặc khi chấm dứt trước thời hạn)

Pháp luật không quy định cụ thể số ngày, nhưng căn cứ Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản nên được lập trong vòng 05 ngày làm việc sau khi hợp đồng hết hạn. Nếu chấm dứt trước thời hạn do vi phạm, cần nêu rõ căn cứ và xác định trách nhiệm bồi thường theo Điều 305, 306 Luật Thương mại 2005.

Hướng dẫn tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác bến cảng chuẩn nhất

Hiện chưa có mẫu duy nhất do Nhà nước ban hành, doanh nghiệp có thể tham khảo và soạn thảo dựa trên mẫu thực tiễn của các luật sư hàng hải, đảm bảo đầy đủ các phần nêu trên.

Danh sách các tài liệu kèm theo cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ thanh lý gồm: hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản bàn giao ban đầu, biên bản nghiệm thu định kỳ, bảng đối chiếu công nợ, hóa đơn điện tử và giấy chứng nhận đăng ký bến cảng. Nếu có quyết định xử phạt vi phạm hành chính, cần lưu kèm để xác định trách nhiệm nộp phạt.

Liên hệ tư vấn hoặc tải mẫu văn bản đầy đủ ngay dưới đây

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên chọn mẫu có sẵn phần hướng dẫn ghi chú tại từng trường mục. Sau khi tải, nên cho luật sư rà soát vì mỗi bến cảng có đặc thù riêng. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng liên quan: biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê cây cảnh, biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo radio, và biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ. Liên hệ ngay chuyên viên tư vấn để được hỗ trợ tải mẫu miễn phí và soạn thảo cho các hợp đồng có giá trị lớn hoặc yếu tố nước ngoài – thông tin liên hệ nằm ngay dưới nút tải mẫu.