Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng (cơ sở khám chữa bệnh, đối tác liên kết, cơ quan bảo hiểm xã hội…) về việc kết thúc quan hệ hợp đồng. Văn bản này xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành, số tiền còn phải thanh toán, trách nhiệm chuyển giao hồ sơ và các cam kết sau khi chấm dứt hợp đồng. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ sở bảo vệ quyền lợi các bên, tránh tranh chấp phát sinh sau khi hợp đồng kết thúc. Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng chấm dứt, các bên phải thực hiện nghĩa vụ phát sinh từ việc chấm dứt hợp đồng, và biên bản thanh lý là minh chứng pháp lý cho quá trình này.

Văn bản pháp lý điều chỉnh việc thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh

Nghị định 188/2025/NĐ-CP về khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế

Nghị định 188/2025/NĐ-CP ban hành ngày 02/10/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 về khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế. Văn bản này thay thế Nghị định 146/2018/NĐ-CP, trong đó nêu rõ các trường hợp chấm dứt hợp đồng khám chữa bệnh BHYT: hết hạn hợp đồng, các bên thỏa thuận chấm dứt hoặc cơ sở KCB vi phạm nghiêm trọng quy định. Đặc biệt, trước khi chấm dứt hợp đồng, cơ sở KCB phải hoàn tất hồ sơ bệnh án, dữ liệu thanh toán chi phí để cơ quan BHXH quyết toán. Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp quá trình thanh lý hợp đồng diễn ra thuận lợi, đúng pháp luật.

Công văn 04/BYT-BH về ký hợp đồng nối tiếp và thanh lý hợp đồng KCB BHYT

Công văn 04/BYT-BH do Bộ Y tế ban hành hướng dẫn cơ sở KCB và cơ quan BHXH về việc ký hợp đồng nối tiếp và thanh lý hợp đồng KCB BHYT. Theo đó, để không gián đoạn việc khám chữa bệnh cho người có thẻ BHYT, các bên có thể ký hợp đồng mới trước khi hợp đồng cũ hết hiệu lực, đồng thời tiến hành thanh lý hợp đồng cũ. Quy trình thanh lý bao gồm: gửi đề nghị thanh lý, đối chiếu dữ liệu chi phí KCB, hoàn tất hồ sơ bệnh án và ký biên bản thanh lý. Sau khi thanh lý, cơ quan BHXH có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí phát sinh trước thời điểm chấm dứt hợp đồng trong vòng 20 ngày làm việc.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh?

Các trường hợp cần lập biên bản thanh lý bao gồm: - Hợp đồng hết hạn và các bên không có nhu cầu gia hạn. - Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. - Cơ sở KCB thay đổi giấy phép hoạt động, chuyển nhượng, sáp nhập hoặc giải thể. - Đối tác hợp tác không còn đủ điều kiện hoạt động khám chữa bệnh. - Chuyển đổi hình thức hợp tác hoặc chấm dứt hợp đồng do bất khả kháng.

Ngoài ra, nếu hợp đồng bị tạm ngừng thực hiện quá 06 tháng, các bên cũng nên tiến hành thanh lý để tránh rủi ro pháp lý. Biên bản thanh lý sẽ chốt lại toàn bộ các vấn đề tài chính, hồ sơ và trách nhiệm, giúp các bên kết thúc quan hệ một cách sạch sẽ.

Cấu trúc chuẩn của biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh

Phần 1 – Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Phần này cần điền đầy đủ thông tin: tên tổ chức, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, số giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, người đại diện (họ tên, chức vụ, số CCCD). Sai sót thường gặp là ghi thiếu số giấy phép hoạt động hoặc dùng tên cũ khi cơ sở đã đổi tên.

Phần 2 – Căn cứ pháp lý và số hợp đồng được thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục đính kèm và trích dẫn các văn bản pháp luật làm căn cứ: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023, Nghị định 188/2025/NĐ-CP, Thông tư 35/2021/TT-BYT. Nếu hợp đồng không thuộc lĩnh vực BHYT, chỉ cần trích dẫn các văn bản cơ bản.

Phần 3 – Nội dung thanh lý và xác nhận nghĩa vụ tài chính

Đây là phần quan trọng nhất. Cần xác nhận tổng giá trị hợp đồng đã thực hiện, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ, thời hạn và phương thức thanh toán. Đối với hợp đồng KCB BHYT, phải kèm bảng kê chi phí chưa quyết toán gửi cơ quan BHXH. Các bên nên đối chiếu công nợ trước khi ký biên bản để tránh tranh chấp về sau.

Phần 4 – Trách nhiệm và cam kết sau khi thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm chuyển giao hồ sơ bệnh án, phiếu khám chữa bệnh; cam kết không khiếu kiện sau khi thanh lý; trách nhiệm bảo mật thông tin bệnh nhân. Theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023, hồ sơ bệnh án phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với người lớn và 18 năm đối với trẻ em.

Phần 5 – Hiệu lực và chữ ký của các bên

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký. Cần nêu số bản được lập, mỗi bên giữ một bản và có chữ ký, họ tên, chức danh, dấu của các bên.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh chuẩn 2025

Để soạn thảo biên bản thanh lý đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản chuyên dụng dành cho lĩnh vực y tế tại Mẫu Biên Bản. Ngoài mẫu chính, chúng tôi cung cấp các mẫu liên quan như mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhân sự y tế tạm thời, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ chăm sóc sức khỏe, hoặc mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị đo nhịp tim – tất cả đều được cập nhật theo quy định mới nhất. Bạn có thể tải ngay bản mẫu Word, PDF để sử dụng.

Hướng dẫn cách điền biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh chi tiết

Bước 1: Xác định các bên và thông tin pháp lý chính xác theo giấy phép hoạt động. Bước 2: Ghi rõ căn cứ pháp lý và số hợp đồng gốc. Bước 3: Đối chiếu số liệu tài chính với phòng kế toán, xác nhận công nợ. Bước 4: Liệt kê các hồ sơ, tài liệu chuyển giao. Bước 5: Soạn thảo phần cam kết và ký tên, đóng dấu. Lưu ý: Nếu một bên chưa thanh toán hết, cần ghi thời hạn thanh toán cụ thể trong biên bản.

Những sai lầm thường gặp khi thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh

Thiếu căn cứ pháp lý theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP

Nhiều biên bản chỉ trích dẫn luật cũ, bỏ qua các văn bản mới ban hành năm 2025. Điều này khiến biên bản thiếu tính pháp lý và có thể bị cơ quan quản lý từ chối. Hãy luôn cập nhật văn bản mới nhất trước khi soạn thảo.

Không xác nhận đầy đủ các khoản chi phí chưa quyết toán

Đối với hợp đồng KCB BHYT, nếu không kê khai đầy đủ chi phí phát sinh trước khi thanh lý, cơ sở KCB sẽ mất quyền thanh toán. Đây là sai lầm tốn kém nhất mà nhiều phòng khám mắc phải.

Bỏ qua thủ tục ký hợp đồng nối tiếp trước khi thanh lý

Theo Công văn 04/BYT-BH, khi chuyển từ hợp đồng cũ sang hợp đồng mới, các bên cần ký hợp đồng nối tiếp trước khi thanh lý để đảm bảo quyền lợi người bệnh không bị gián đoạn. Nhiều cơ sở không nắm được quy trình này dẫn đến vướng mắc.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh

Thanh lý hợp đồng có bắt buộc phải công chứng không?

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh. Tuy nhiên, nếu có tài sản chuyển giao hoặc nghĩa vụ tài chính lớn, các bên nên công chứng để tăng giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.

Thời điểm thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT là khi nào?

Thời điểm thanh lý thường là khi hợp đồng hết hạn hoặc ngay sau khi các bên ký hợp đồng nối tiếp mới. Cơ quan BHXH sẽ đối chiếu và thanh toán trong vòng 20 ngày sau khi nhận đủ hồ sơ thanh lý hợp lệ.

Hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh tư nhân có cần biên bản thanh lý không?

Có. Dù là hợp đồng tư nhân, không liên quan BHYT, biên bản thanh lý vẫn là văn bản quan trọng để xác nhận chấm dứt quan hệ hợp tác và tránh tranh chấp về tiền bạc, thuế và trách nhiệm nghề nghiệp.

Kết luận – Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý hợp đồng của mỗi cơ sở y tế. Một biên bản chuẩn giúp các bên kết thúc hợp đồng minh bạch, đúng pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay mẫu biên bản mới nhất 2025 tại Mẫu Biên Bản để sử dụng, và đừng quên tham khảo các mẫu liên quan đến lĩnh vực y tế ngay trong bài viết này.