Biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế là văn bản ghi nhận việc các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng gia công hàng hóa với nước ngoài, bao gồm giao nhận thành phẩm, thanh toán tiền công và xử lý nguyên phụ liệu, máy móc cho mượn. Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 85/2023/NĐ-CP), hợp đồng gia công quốc tế là thỏa thuận giữa thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài, trong đó bên nhận gia công thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất để nhận tiền công. Biên bản thanh lý chính là "văn bản thỏa thuận chấm dứt" theo quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, là cơ sở pháp lý để chấm dứt ràng buộc hợp đồng.

Bản chất và vai trò của biên bản thanh lý hợp đồng gia công

• Bản chất: Là bằng chứng xác nhận các bên đã hoàn thành nghĩa vụ đối ứng: bên đặt gia công nhận đủ thành phẩm, bên nhận gia công nhận đủ tiền công và xử lý xong nguyên phụ liệu, máy móc cho mượn.
• Vai trò kế toán: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, biên bản là chứng từ để hạch toán dứt điểm công nợ, ghi nhận doanh thu, xác định kết quả kinh doanh của từng hợp đồng.
• Vai trò quản trị: Giúp đối chiếu cuối cùng giữa nguyên liệu nhập, thành phẩm xuất, định mức tiêu hao, hàng dư, phế liệu – ngăn ngừa thất thoát nội bộ.
• Vai trò pháp lý: Là chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp; biên bản song ngữ chuẩn giúp giảm rủi ro do khác biệt ngôn ngữ.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng với biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu (Acceptance Minutes) xác nhận chất lượng, số lượng thành phẩm theo từng lần giao hàng. Biên bản thanh lý (Liquidation Minutes) chốt toàn bộ hợp đồng: công nợ, tồn kho, phế liệu, máy móc cho mượn và các ràng buộc pháp lý còn lại. Một hợp đồng có thể có nhiều biên bản nghiệm thu nhưng thường chỉ có một biên bản thanh lý cuối cùng.

Vì sao cần biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế?

• Yêu cầu bắt buộc từ hải quan: Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, khi kết thúc hợp đồng, bên nhận gia công phải thực hiện thanh lý và thông báo cho cơ quan hải quan. Thiếu biên bản thanh lý có thể bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính.
• Căn cứ xác định thuế: Biên bản là cơ sở để xác định thuế đối với nguyên phụ liệu dư thừa, phế liệu, máy móc cho mượn không tái xuất. Hồ sơ thanh lý gồm biên bản (bản chính), bảng tổng hợp nguyên liệu và tờ khai hải quan (Thông tư 38/2015/TT-BTC).
• Lưu trữ và kiểm tra: Hồ sơ phải lưu tối thiểu 5 năm phục vụ kiểm tra sau thông quan.
• Đối với đối tác nước ngoài: Bản thanh lý song ngữ Anh – Việt giúp họ chốt sổ kế toán tại công ty mẹ, giải phóng bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế

• Luật Thương mại 2005 (số 36/2005/QH11) – văn bản luật gốc điều chỉnh hoạt động gia công.
• Nghị định 69/2018/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết về hợp đồng gia công, trách nhiệm thanh lý.
• Nghị định 85/2023/NĐ-CP – sửa đổi, bổ sung Nghị định 69, hiệu lực từ 01/02/2024.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) – quy định hồ sơ, thủ tục thanh lý tại hải quan.
• Nghị định 45/2020/NĐ-CP – xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
• Các nguyên tắc chấm dứt hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 cũng được áp dụng.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế

• Thông tin các bên: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức danh; nếu ký theo ủy quyền phải ghi rõ số, ngày văn bản ủy quyền.
• Thông tin hợp đồng gốc: Số hợp đồng, phụ lục, ngày ký, thời hạn, số tờ khai hải quan liên quan.
• Tình hình nguyên phụ liệu: Tổng lượng nhập, lượng tiêu hao thực tế, lượng dư, phế liệu/phế phẩm và phương thức xử lý (tái xuất, tiêu hủy, tiêu thụ nội địa).
• Giá trị gia công và thanh quyết toán: Đơn giá, tổng giá trị, số đã thanh toán, số còn lại, thời hạn thanh toán.
• Máy móc, thiết bị cho mượn: Chủng loại, số lượng, trị giá, tình hình tái xuất, cam kết xử lý.
• Cam kết của các bên: Xác nhận không còn khiếu nại, phối hợp xử lý thủ tục phát sinh.

Cấu trúc mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế (song ngữ Anh – Việt)

• Tiêu đề: “BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIA CÔNG QUỐC TẾ / MINUTES OF LIQUIDATION OF INTERNATIONAL PROCESSING CONTRACT”, kèm số hiệu và ngày lập.
• Phần mở đầu: Quốc hiệu, căn cứ pháp lý, căn cứ hợp đồng gốc.
• Đại diện các bên: Bảng song ngữ với thông tin Bên A (đặt gia công) và Bên B (nhận gia công).
• Nội dung xác nhận: Các điều khoản đánh số như “Điều 1: Nguyên phụ liệu / Article 1: Raw Materials”, “Điều 2: Giá trị thanh quyết toán”…
• Phần kết luận: Ghi rõ số bản gốc, giá trị pháp lý.
• Chữ ký và đóng dấu: Đại diện hai bên ký, đóng dấu; bên nước ngoài không dùng dấu cần chữ ký theo giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế

• Ngôn ngữ ưu tiên: Nên quy định tiếng Việt là bản giải thích cuối cùng vì hải quan, thuế chỉ tiếp nhận hồ sơ tiếng Việt hoặc bản dịch công chứng.
• Số liệu chính xác: Phải khớp với hệ thống khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS; sai lệch nhỏ có thể bị xử phạt.
• Định mức tiêu hao: Đối chiếu định mức đăng ký với thực tế; phần vượt phải giải trình hoặc nộp thuế bổ sung.
• Chữ ký và con dấu: Đúng người đại diện pháp luật hoặc ủy quyền hợp lệ; mẫu dấu khớp với Cổng thông tin quốc gia.
• Số bản gốc: Nên lập ít nhất 04 bản, mỗi bên giữ 02; có thể thêm bản công chứng cho ngân hàng.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế (file Word/PDF)

Nhu cầu tìm kiếm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế song ngữ Anh – Việt đang tăng mạnh. Một mẫu chuẩn cần cập nhật Nghị định 85/2023/NĐ-CP, có bảng đối chiếu song ngữ, phần kê khai số tờ khai, định mức và xử lý phế liệu.

• Hướng dẫn sử dụng: Tải file Word để chỉnh sửa, in, ký, đóng dấu; scan thành PDF để nộp hải quan điện tử hoặc lưu trữ.
• Các loại mẫu liên quan: Mẫu thông thường, mẫu song ngữ, mẫu thanh lý từng phần, mẫu kết hợp nghiệm thu – thanh lý.

Bên cạnh mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý chuyên ngành khác tại Mẫu Biên Bản: biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, và biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu.

Dịch vụ tư vấn và soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế

Doanh nghiệp FDI từ Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan thường cần dịch vụ soạn thảo biên bản thanh lý song ngữ để đảm bảo đúng quy định Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế. Dịch vụ trọn gói gồm: rà soát hợp đồng, đối chiếu hồ sơ hải quan, dự thảo biên bản, hỗ trợ đàm phán và xử lý vướng mắc sau thanh lý.

Phí dịch vụ thường từ 5 – 15 triệu đồng tùy độ phức tạp. Doanh nghiệp nên chọn đơn vị có kinh nghiệm xử lý hồ sơ gia công và năng lực dịch thuật pháp lý để tránh rủi ro bị phạt do sai sót số liệu hoặc thiếu chứng từ.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công quốc tế chuẩn 2025 – định dạng Word/PDF, sẵn sàng sử dụng cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Liên hệ Mẫu Biên Bản để được tư vấn và đặt mua mẫu với mức giá ưu đãi.