Biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển là văn bản pháp lý quan trọng giúp các bên chốt lại toàn bộ nghĩa vụ, quyền lợi và chấm dứt hiệu lực hợp đồng sau khi công trình hoàn thành. Với đặc thù quy mô lớn, nhiều hạng mục phức tạp, việc soạn thảo biên bản này đòi hỏi sự chính xác cao để tránh tranh chấp về sau.

Biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển là văn bản do bên giao thầu (chủ đầu tư) và bên nhận thầu (nhà thầu) lập ra để xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ, chốt giá trị quyết toán cuối cùng và chấm dứt quan hệ hợp đồng. Theo Điều 41 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, các bên phải ký biên bản này chậm nhất 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc. Nếu không, hợp đồng vẫn có hiệu lực và có thể phát sinh chi phí do chậm thanh lý.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý

Biên bản thanh lý không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ để giải quyết các vấn đề tài chính cuối cùng: thanh toán nốt giá trị, hoàn trả bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành. Đồng thời, văn bản này là cơ sở để chấm dứt hiệu lực hợp đồng theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, giúp các bên tránh được rủi ro pháp lý kéo dài.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng dự án cảng biển

Hoạt động thanh lý hợp đồng xây dựng cảng biển được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau: - Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP); - Thông tư 08/2016/TT-BXD và Thông tư 02/2023/TT-BXD; - Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình; - Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), Luật Hàng hải Việt Nam 2015; - Thông tư 39/2016/TT-BTC về quyết toán vốn đầu tư công (nếu có).

Ngoài ra, với các dự án cảng biển có yếu tố nước ngoài hoặc sử dụng vốn ODA, cần tuân thủ thêm các quy định của nhà tài trợ và hợp đồng mẫu quốc tế.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển

Một biên bản thanh lý hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ nội dung và cấu trúc chuẩn. Dưới đây là các phần bắt buộc phải có.

Các nội dung bắt buộc

• Thông tin đầy đủ của các bên: tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện;
• Căn cứ hợp đồng gốc: số hợp đồng, ngày ký, tên gói thầu;
• Xác nhận khối lượng hoàn thành đã nghiệm thu, bao gồm khối lượng phát sinh được duyệt;
• Giá trị quyết toán cuối cùng: ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ;
• Tình hình thanh toán: số đã thanh toán, số còn lại, thời hạn thanh toán;
• Cam kết chấm dứt hợp đồng và bàn giao hồ sơ;
• Chữ ký, họ tên, chức vụ và đóng dấu của các bên.

Cấu trúc chuẩn của một biên bản thanh lý

Thông thường, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển bao gồm: - Phần mở đầu: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, số hiệu, thời gian, địa điểm; - Phần nội dung: ghi nhận thông tin các bên, căn cứ thanh lý, xác nhận khối lượng, quyết toán tài chính, cam kết chấm dứt hợp đồng, bàn giao hồ sơ; - Phần cuối: chữ ký và đóng dấu của đại diện các bên.

Lưu ý về khối lượng, chất lượng và giá trị quyết toán

Đối với cảng biển, các hạng mục như nạo vét luồng tàu, kè chắn sóng, bệ chân khối thường có khối lượng thực tế chênh lệch lớn do điều kiện tự nhiên. Biên bản thanh lý phải kèm bảng đối chiếu khối lượng và dẫn chiếu tiêu chuẩn nghiệm thu như TCVN 5330-1:2014, TCVN 8633:2010. Đặc biệt, tránh ghi “các bên không còn khiếu nại nào” khi thời hạn bảo hành 24 tháng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP chưa kết thúc; thay vào đó nên ghi “trừ trách nhiệm bảo hành theo hợp đồng”.

Quy trình ký kết và hiệu lực của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý có hiệu lực kể từ ngày ký hoặc theo thỏa thuận cụ thể. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Sau khi ký, các bên thực hiện nghĩa vụ tài chính còn lại và giải tỏa bảo lãnh. Lưu ý rằng hợp đồng chỉ chấm dứt hoàn toàn khi biên bản thanh lý được ký, vì vậy không nên trì hoãn.

Quy trình này có nhiều điểm tương đồng với biên bản thanh lý hợp đồng dự án logistics, nơi việc thanh lý cũng yêu cầu xác nhận khối lượng và giá trị một cách chi tiết.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển (file word chuẩn)

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển dạng file Word, được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm. Mẫu bao gồm đầy đủ các phần sau:

Mẫu phần thông tin chung: bên giao thầu – bên nhận thầu

Mẫu phần căn cứ thanh lý và hợp đồng gốc

Mẫu phần xác nhận khối lượng hoàn thành, nghiệm thu

Mẫu phần thanh quyết toán và các khoản tài chính

Mẫu phần cam kết chấm dứt hợp đồng và bàn giao hồ sơ

Mẫu phần chữ ký, đóng dấu của các bên

Bạn có thể tải về và điều chỉnh theo đặc thù dự án của mình.

Các câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng dự án cảng biển

Biên bản thanh lý dự án cảng biển cần những hồ sơ kèm theo nào?

Tối thiểu gồm: biên bản nghiệm thu hoàn thành, bảng đối chiếu khối lượng, bảng tính giá trị quyết toán, chứng từ thanh toán, hóa đơn GTGT, bảo lãnh bảo hành và các phụ lục hợp đồng.

Có bắt buộc phải có biên bản nghiệm thu trước khi thanh lý không?

Có. Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công trình là tiền đề bắt buộc để lập biên bản thanh lý.

Hợp đồng chấm dứt hiệu lực tại thời điểm ký biên bản thanh lý hay thời điểm nào?

Thông thường là thời điểm ký biên bản, trừ khi các bên có thỏa thuận khác trong văn bản.

Xử lý thế nào nếu phát sinh tranh chấp sau khi đã thanh lý hợp đồng?

Các bên vẫn có quyền khởi kiện. Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng; bên khiếu nại phải chứng minh sự nhầm lẫn, lừa dối hoặc vi phạm pháp luật để yêu cầu hủy bỏ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dự án cảng biển đóng vai trò then chốt trong việc khép lại dự án và bảo vệ quyền lợi các bên. Để tránh rủi ro pháp lý, hãy sử dụng mẫu chuyên nghiệp. Nếu bạn cần tham khảo thêm cho các trường hợp tương tự, hãy xem biên bản thanh lý hợp đồng không thực hiện hoặc biên bản thanh lý hợp đồng in bằng ron. Truy cập ngay Mẫu Biên Bản để nhận mẫu mới nhất và được tư vấn chi tiết.