Tổng quan về biên bản thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi hợp đồng đã hoàn thành, theo thỏa thuận của các bên, hoặc khi một bên đơn phương chấm dứt theo quy định – và biên bản thanh lý chính là văn bản ghi nhận sự thống nhất này. Biên bản thanh lý hợp đồng không phải là một loại hợp đồng độc lập mà là chứng cứ pháp lý xác nhận hai bên đã hoàn thành xong mọi nghĩa vụ hoặc thống nhất chấm dứt quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gốc (thường là hợp đồng dịch vụ đại diện người mẫu).

Trong lĩnh vực đại diện người mẫu, biên bản này thường bao gồm việc chốt số tiền thù lao còn lại, xác nhận quyền sử dụng hình ảnh đã chấm dứt, và hai bên cam kết không khiếu nại sau khi ký.

Vì sao cần thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu?

Hợp đồng đại diện người mẫu thường có thời hạn dài (12-36 tháng) và điều khoản về quyền hình ảnh, do vậy nếu không có biên bản thanh lý, người mẫu có thể bị công ty quản lý tiếp tục sử dụng hình ảnh hoặc khai thác hợp đồng cũ sau khi đã hết hạn. Việc lập biên bản thanh lý giúp chấm dứt dứt khoát hiệu lực hợp đồng, tránh rủi ro một bên đòi bồi thường "vì vi phạm nghĩa vụ" sau khi hợp đồng đã kết thúc trên giấy tờ. Trong bối cảnh người mẫu có thể ký hợp đồng với nhiều công ty cùng lúc (trừ khi có điều khoản độc quyền), biên bản thanh lý là bằng chứng để bảo vệ người mẫu khỏi bị kiện vì "vi phạm hợp đồng độc quyền" khi họ ký với tổ chức mới.

Nếu không thanh lý, các khoản tạm ứng trước cho người mẫu (chi phí makeup, chụp ảnh, quảng bá) có thể không được quyết toán, dẫn đến tranh chấp kéo dài – trung bình mỗi vụ tranh chấp dân sự về hợp đồng dịch vụ tại Việt Nam kéo dài từ 6-18 tháng tùy tòa án cấp huyện/tỉnh.

Căn cứ pháp lý áp dụng khi thanh lý hợp đồng

Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 423, 424) quy định về chấm dứt hợp đồng và hậu quả pháp lý; đây là căn cứ chính cho mọi thủ tục thanh lý hợp đồng dịch vụ, bao gồm cả hợp đồng đại diện người mẫu. Hợp đồng đại diện người mẫu thường được xem là hợp đồng dịch vụ (cung ứng dịch vụ quản lý, khai thác hình ảnh) điều chỉnh bởi Mục 7 Chương XV Bộ luật Dân sự 2015, không phải hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019, trừ khi người mẫu được trả lương cố định và có sự quản lý điều hành trực tiếp.

Nếu hợp đồng đại diện có yếu tố nước ngoài hoặc thuộc lĩnh vực quảng cáo, cần lưu ý Luật Quảng cáo 2012, Nghị định 181/2013/NĐ-CP và Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2022) vì quyền hình ảnh gắn với quyền nhân thân của người mẫu theo Điều 32 Bộ luật Dân sự 2015. Trong trường hợp có điều khoản về phạt vi phạm, phạt do chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, căn cứ áp dụng là Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 và Nghị quyết 01/2019/NQ-HĐTP.

Nội dung chi tiết của biên bản thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu

Thông tin các bên tham gia (Công ty quản lý / nghệ sĩ, người mẫu)

Phần thông tin phải ghi đầy đủ: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật (kèm chức danh) của công ty quản lý – đây là yêu cầu bắt buộc để biên bản có giá trị pháp lý khi có dấu doanh nghiệp. Bên người mẫu phải ghi đúng tên theo CMND/CCCD, số CCCD, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ liên hệ – nếu dùng nghệ danh, cần ghi cả tên thật và nghệ danh. Nếu người mẫu chưa đủ 18 tuổi, biên bản phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật (cha, mẹ hoặc người giám hộ) theo Điều 21 Bộ luật Dân sự 2015, nếu không biên bản có thể bị vô hiệu.

Căn cứ thanh lý và thời điểm lập biên bản

Mục căn cứ cần nêu rõ: "Căn cứ vào Hợp đồng đại diện người mẫu số... ký ngày..." – nếu không ghi đúng số, ngày lập hợp đồng gốc, biên bản có thể bị xem là thiếu cơ sở ràng buộc. Thời điểm lập biên bản nên là ngày cuối cùng của thời hạn hợp đồng hoặc ngày hai bên thống nhất chấm dứt. Với hợp đồng đại diện người mẫu, thời điểm lập biên bản thường gắn với sự kiện chốt công nợ phát sinh cuối cùng.

Xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành và quyết toán tài chính

Bên công ty quản lý phải xác nhận đã thanh toán đầy đủ thù lao, tiền thưởng, hoàn trả các khoản tạm ứng cho người mẫu – nếu còn khoản nợ, biên bản phải ghi rõ phương thức thanh toán và thời hạn còn lại. Về phía người mẫu, nghĩa vụ cần xác nhận gồm: hoàn trả tài sản của công ty (trang phục, đạo cụ, thiết bị…), bàn giao lại các tài khoản mạng xã hội hoặc email do công ty cấp. Phần quyết toán tài chính cần lập thành bảng liệt kê: các lần thanh toán đã thực hiện, số tiền còn lại, các khoản khấu trừ (nếu có). Trong ngành người mẫu, các khoản chi phí như làm tóc, trang điểm, taxi, khách sạn thường phát sinh, vì vậy cần liệt kê cụ thể để tránh "nợ treo" sau thanh lý.

Cam kết thanh lý, hiệu lực và số lượng bản

Nội dung cam kết chuẩn: "Hai bên cùng xác nhận không còn bất kỳ khiếu nại, khiếu kiện nào liên quan đến hợp đồng đã ký..." – điều này giúp chấm dứt mọi quyền yêu cầu phát sinh sau ngày ký biên bản. Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác; nếu có hiệu lực hồi tố, cần ghi rõ thời điểm. Số lượng bản thường là 2 hoặc 3 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn soạn thảo và các lưu ý quan trọng

Các bước chuẩn bị trước khi lập biên bản

Bước 1: Rà soát hợp đồng gốc và các phụ lục kèm theo để xác định đầy đủ các điều khoản về quyền hình ảnh, thù lao, thời hạn, và điều kiện chấm dứt, đặc biệt là khoản tiền phạt nếu thanh lý trước hạn. Bước 2: Chốt công nợ và lập bảng quyết toán; các khoản thu nhập của người mẫu cần được tính toán theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm cả việc chia phần trăm từ doanh thu quảng cáo phát sinh trước thời điểm thanh lý. Bước 3: Gửi dự thảo biên bản cho cả hai bên để xem xét trước khi ký; không nên tổ chức ký ngay nếu có khoản tài chính phức tạp. Bước 4: Chuẩn bị các tài liệu kèm theo: biên bản đối chiếu công nợ, bảng kê chi phí, giấy ủy quyền (nếu ký thay), và danh sách tài sản bàn giao lại.

Lưu ý về quyền hình ảnh và bản quyền khi thanh lý hợp đồng

Theo Điều 32 Bộ luật Dân sự 2015, việc sử dụng hình ảnh của người mẫu phải có sự đồng ý của người đó; khi thanh lý, nếu công ty quản lý vẫn muốn tiếp tục dùng hình ảnh trên website hoặc poster, cần ký thêm một thỏa thuận riêng về quyền sử dụng hình ảnh, không gộp chung vào biên bản thanh lý. Các ảnh, video do công ty sản xuất trong thời gian hợp đồng thường thuộc quyền tác giả của công ty (nếu có thỏa thuận chuyển nhượng) – biên bản thanh lý nên nêu rõ bên nào được lưu trữ và sử dụng bộ ảnh này. Nếu hợp đồng gốc dùng hình ảnh người mẫu cho các chiến dịch quảng cáo online, khi thanh lý cần thống nhất thời điểm gỡ hoặc ngừng phát sóng các nội dung quảng cáo còn hiển thị.

Lưu ý về bồi thường vi phạm nếu có tranh chấp phát sinh

Nếu một bên chấm dứt hợp đồng trái pháp luật hoặc trái thỏa thuận, bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại theo Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015; thiệt hại phải được chứng minh là trực tiếp và thực tế. Mức phạt vi phạm do các bên tự thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng theo khoản 2 Điều 418, mức phạt không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Khi thanh lý sớm trước thời hạn, nếu một bên vẫn muốn giữ quyền khởi kiện các hành vi vi phạm đã xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, phải ghi rõ "các bên không cam kết từ bỏ quyền khởi kiện đối với hành vi vi phạm trước ngày ký biên bản". Thực tiễn xét xử tại Tòa án nhân dân TP.Hà Nội và TP.HCM (2021-2023) cho thấy tranh chấp thường liên quan đến khoản thù lao chia sẻ từ hợp đồng quảng cáo; các bên nên quy định rõ cơ chế quyết toán doanh thu ngay tại biên bản thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu (Tải miễn phí)

Tải mẫu file DOC/DOCX chuẩn pháp lý

Một mẫu biên bản đạt chuẩn pháp lý phải có đầy đủ các phần: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, ngày giờ lập, thông tin các bên, nội dung thanh lý, cam kết, chữ ký từng bên. File mẫu phổ biến hiện nay được chia thành 2 dạng: dạng đơn giản (1 trang) và dạng đầy đủ (3-5 trang) khi có quyết toán tài chính phức tạp. Khi tải mẫu miễn phí, người dùng cần kiểm tra phiên bản mới nhất theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về công chứng (nếu có công chứng) và các văn bản sửa đổi bổ sung. Nếu mẫu tải về dùng cho năm 2024-2025, hãy đối chiếu với Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 107/2017/TT-BTC về chứng từ kế toán.

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm các biên bản thanh lý hợp đồng chuyên ngành khác: biên bản thanh lý hợp đồng hòa âm phối khí, biên bản thanh lý hợp đồng thuê trang phục, biên bản thanh lý hợp đồng thi công điện nước để áp dụng cho từng bối cảnh phù hợp.

Hướng dẫn điền thông tin theo từng mục trong mẫu

Mục "Số: .../BBTL" nên điền số theo số thứ tự văn bản của công ty (ví dụ: 05/BBTL-2025). Mục "Địa điểm" ghi nơi ký biên bản; khi có công chứng, địa điểm chính là trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Khi điền "Căn cứ", cần ghi chính xác tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày tháng năm ký. Trong phần "Nghĩa vụ đã hoàn thành", liệt kê từng loại nghĩa vụ và đánh dấu tick. Phần "Hiệu lực biên bản" ghi: "Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký" – nếu muốn chấm dứt các thỏa thuận miệng trước đó, bổ sung câu "Hai bên xác nhận mọi thỏa thuận trước đây trái với biên bản này đều không còn giá trị." Mục chữ ký đặt vị trí bên trái (đại diện công ty, đóng dấu) và bên phải (người mẫu, ký và ghi rõ họ tên).

Các câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu

Có bắt buộc phải công chứng biên bản thanh lý không?

Không có quy định bắt buộc nào yêu cầu công chứng biên bản thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu; biên bản vẫn có giá trị pháp lý nếu có chữ ký đầy đủ của các bên và đúng thẩm quyền đại diện. Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc đã được công chứng, thì biên bản thanh lý cũng nên công chứng để bảo đảm tính đồng bộ. Trường hợp biên bản thanh lý có liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sử dụng hình ảnh hoặc bồi thường thiệt hại lớn (trên 300 triệu đồng), công chứng sẽ giúp giảm rủi ro tuyên bố giao dịch vô hiệu.

Nếu không lập biên bản thanh lý có bị xử phạt không?

Không có chế tài xử phạt hành chính trực tiếp nào cho việc không lập biên bản thanh lý hợp đồng dân sự nói chung và hợp đồng đại diện người mẫu nói riêng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng biên bản thanh lý để hạch toán giảm chi phí, xóa công nợ, cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình biên bản; không có biên bản, khoản chi phí liên quan có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế, dẫn đến truy thu và phạt vi phạm hành chính về thuế. Rủi ro lớn nhất là tranh chấp dân sự kéo dài, mất ít nhất 4-6 tháng từ khi nộp đơn đến khi có phán quyết sơ thẩm.

Có thể thanh lý trước thời hạn hợp đồng không?

Hoàn toàn có thể thanh lý trước thời hạn nếu hai bên cùng đồng ý và không vi phạm điều khoản cấm trong hợp đồng gốc. Biên bản thanh lý trước hạn cần nêu rõ lý do thanh lý, giúp phòng tránh cáo buộc đơn phương hủy hợp đồng trái luật. Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận phạt khi thanh lý trước hạn, biên bản vẫn phải ghi nhận khoản phạt đó. Thanh lý trước hạn không tự động miễn trừ các nghĩa vụ đã phát sinh trước thời điểm thanh lý, trừ khi biên bản ghi rõ "các bên miễn trừ toàn bộ nghĩa vụ lẫn nhau".

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng đại diện người mẫu không chỉ là thủ tục hành chính mà là công cụ phòng vệ pháp lý quan trọng nhất để hai bên "dứt nợ, dứt tình" sau khi kết thúc mối quan hệ hợp tác. Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ như quyền hình ảnh, tài khoản mạng xã hội, khoản công nợ phát sinh – vì tòa án luôn dựa vào văn bản làm chứng cứ. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn pháp lý tại Mẫu Biên Bản để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bạn và doanh nghiệp.