Để đảm bảo quyền lợi và tránh tranh chấp trong thi công xây dựng, việc ghi nhận chính xác khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng là điều không thể bỏ qua. Bài viết này từ Mẫu Biên Bản sẽ giúp bạn hiểu rõ về biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng và cách sử dụng mẫu biên bản hiệu quả.

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng là gì?

Khái niệm và vai trò của biên bản trong thi công xây dựng

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng là văn bản ghi nhận các khối lượng công việc phát sinh thêm so với phạm vi hợp đồng đã ký kết, thường xuất hiện khi có sự thay đổi thiết kế, điều kiện địa chất bất ngờ hoặc yêu cầu mới từ chủ đầu tư. Vai trò của biên bản này là minh chứng pháp lý quan trọng để các bên xác nhận giá trị phát sinh, làm cơ sở thanh toán và quyết toán hợp đồng. Biên bản phát sinh khối lượng còn giúp hạn chế rủi ro khiếu nại, tố cáo, đồng thời tạo sự minh bạch trong quan hệ hợp tác giữa các bên.

Đối tượng tham gia ký biên bản (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát)

Theo thông lệ, biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng phải có chữ ký của ba bên: chủ đầu tư (đại diện bên giao thầu), nhà thầu (đại diện bên nhận thầu) và tư vấn giám sát (đơn vị độc lập kiểm tra, xác nhận khối lượng). Sự tham gia của tư vấn giám sát đảm bảo tính khách quan, chính xác. Mỗi bên cần ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu (nếu có) để biên bản có giá trị pháp lý cao.

Phân biệt biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Nhiều người thường nhầm lẫn hai loại biên bản này. Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng dùng để xác nhận khối lượng công việc mới hoặc tăng thêm, còn biên bản nghiệm thu dùng để ghi nhận chất lượng, kết quả hoàn thành của công việc đã thực hiện. Biên bản phát sinh thường được lập trước hoặc ngay trong quá trình thực hiện, trong khi biên bản nghiệm thu được lập sau khi hoàn thành hạng mục. Nói cách khác, biên bản phát sinh là cơ sở để điều chỉnh hợp đồng, còn biên bản nghiệm thu là cơ sở để quyết toán phần khối lượng đã thực hiện.

Khi nào cần lập biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng?

Các trường hợp phát sinh khối lượng ngoài phạm vi hợp đồng

Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng thường rơi vào một số trường hợp điển hình: thay đổi thiết kế dẫn đến tăng/giảm hạng mục xây dựng; điều kiện thi công thực tế khác xa hồ sơ thiết kế (như phát hiện đất yếu, nước ngầm, vật cản ngầm); yêu cầu bổ sung từ chủ đầu tư chưa có trong hồ sơ mời thầu; hoặc do biện pháp thi công thay đổi khiến khối lượng tăng lên. Bất kỳ sự thay đổi nào làm vượt phạm vi hợp đồng ban đầu đều cần được ghi nhận qua biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng.

Điều kiện để khối lượng phát sinh được thanh toán

Không phải khối lượng phát sinh nào cũng được thanh toán. Để được chấp nhận, khối lượng đó phải được các bên thống nhất bằng văn bản trước khi thực hiện (trừ trường hợp bất khả kháng khẩn cấp). Giá trị của khối lượng phát sinh phải phù hợp với đơn giá đã ký trong hợp đồng hoặc đơn giá mới được thẩm định, phê duyệt. Nếu thiếu biên bản xác nhận hoặc biên bản không đầy đủ chữ ký, khối lượng phát sinh có thể bị từ chối thanh toán trong quyết toán.

Căn cứ pháp lý liên quan (hợp đồng, hồ sơ mời thầu, văn bản phê duyệt)

Căn cứ để lập biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng bao gồm: điều khoản trong hợp đồng xây dựng ghi nhận quyền được điều chỉnh khối lượng; hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu đã được duyệt; các văn bản phê duyệt thay đổi thiết kế hoặc điều chỉnh dự toán của cấp có thẩm quyền. Việc lập biên bản phải tuân thủ quy định của pháp luật về xây dựng và thương mại, đồng thời phải liên kết với các phụ lục hợp đồng bổ sung.

Hướng dẫn cách ghi mẫu biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng

Các mục bắt buộc trong biên bản (số hiệu, bên tham gia, bảng khối lượng)

Một mẫu biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng chuẩn cần có các mục sau: số hiệu biên bản (theo quy ước của dự án), thời gian và địa điểm lập; thông tin các bên tham gia (tên đơn vị, người đại diện, chức danh); trích yếu hợp đồng gốc (số hợp đồng, ngày ký); mô tả chi tiết nội dung phát sinh (lý do, vị trí, mô tả công việc); bảng tính khối lượng phát sinh (hạng mục, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền); tổng giá trị phát sinh (bằng số và chữ); ý kiến của từng bên; và phần chữ ký, đóng dấu.

Trình tự lập biên bản từ dự toán phát sinh đến phụ lục bổ sung hợp đồng

Trình tự thường được thực hiện như sau: nhà thầu phát hiện hoặc nhận được yêu cầu phát sinh, tiến hành lập dự toán phát sinh kèm theo bảng khối lượng chi tiết; gửi tư vấn giám sát kiểm tra, xác nhận hiện trường; tổ chức họp giữa các bên để thống nhất khối lượng và đơn giá; lập biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng; sau cùng, dựa trên biên bản này, các bên ký phụ lục bổ sung hợp đồng để chính thức hóa giá trị và điều chỉnh tiến độ, nghĩa vụ thanh toán.

Lưu ý khi xác nhận giá và khối lượng giữa các bên

Giá và khối lượng phải được xác nhận trước khi thi công, tránh trường hợp làm xong mới ký sẽ khó kiểm đếm. Cần ghi rõ đơn giá áp dụng là đơn giá trong hợp đồng hay đơn giá mới; nếu là đơn giá mới thì phải đính kèm bảng phân tích, thuyết minh. Đối với khối lượng, nên có sự mô tả, bản vẽ hoặc hình ảnh hiện trường… để minh chứng. Tuyệt đối không ghi chung chung “phát sinh theo thực tế” mà phải chi tiết từng hạng mục.

Tải mẫu biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng chuẩn

Tải file Word/PDF định dạng chuẩn pháp lý

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng ở định dạng Word và PDF, được biên soạn theo quy chuẩn pháp lý hiện hành, phù hợp cho các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông… Bạn có thể dễ dàng tải về, chỉnh sửa tên đơn vị, số hiệu hợp đồng và thông tin chi tiết trước khi in ấn.

Hướng dẫn khai thác và in ấn biên bản

Sau khi tải mẫu, bạn nên đọc kỹ từng mục, điền đầy đủ thông tin, tránh bỏ sót các cột giá trị, khối lượng. Kiểm tra sự thống nhất giữa bảng khối lượng phát sinh và tổng thành tiền. In biên bản với số lượng bản gốc theo yêu cầu (thường 2-4 bản), mỗi bên giữ một bản. Nếu cần sửa đổi, nên soạn thảo lại trên Word trước khi in, không tự ý sửa tay.

Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng mẫu biên bản

Biên bản có cần công chứng không? Không bắt buộc nếu các bên đều là tổ chức, doanh nghiệp và có con dấu. Tuy nhiên, để tăng giá trị pháp lý, có thể công chứng hoặc chứng thực nếu cần thiết.

Mẫu biên bản có áp dụng cho công trình nhỏ? Có, mẫu này dùng cho mọi loại hợp đồng xây dựng, từ nhà ở riêng lẻ đến công trình lớn.

Phát sinh nhưng không có biên bản có thanh toán được không? Rất khó, vì chủ đầu tư thường không chấp nhận thanh toán nếu thiếu văn bản xác nhận.

Ngoài ra, khi cần ghi nhận các tình huống nghiệp vụ khác, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu như biên bản phát cảnh cáo, biên bản phạt người giao thông hay biên bản nhận kết quả visa du học tại thư viện mẫu của Mẫu Biên Bản.

Kết luận

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là vũ khí pháp lý giúp các bên bảo vệ quyền lợi trong quá trình thi công và quyết toán. Việc sử dụng mẫu biên bản đúng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro tranh chấp. Hãy truy cập ngay Mẫu Biên Bản để tải mẫu biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng chất lượng nhất và áp dụng cho dự án của bạn.