Biên bản nghiệm thu vật tư: Mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết

Biên bản nghiệm thu vật tư là gì?

Biên bản nghiệm thu vật tư là văn bản pháp lý ghi nhận kết quả kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư khi bên giao bàn giao cho bên nhận tại công trình hoặc kho hàng. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm giữa các bên, làm cơ sở thanh toán, quyết toán và truy xuất nguồn gốc vật tư.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý

Biên bản nghiệm thu vật tư là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ nghiệm thu, thanh toán công trình. Thiếu biên bản này, chủ đầu tư có thể từ chối thanh toán hoặc từ chối nghiệm thu giai đoạn theo quy định. Khi có tranh chấp về chất lượng, biên bản là bằng chứng quan trọng để xác định trách nhiệm của từng bên. Đồng thời, văn bản này giúp nhà thầu chứng minh việc sử dụng vật tư đúng chủng loại, đúng định mức khi làm việc với cơ quan kiểm toán, thuế.

Các trường hợp cần lập biên bản nghiệm thu vật tư

Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, phải lập biên bản nghiệm thu vật tư trong các trường hợp: vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình như thép, xi măng, bê tông; vật tư phải có giấy chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy; vật tư nhập khẩu có yêu cầu kiểm tra đặc biệt. Trong thực tế, biên bản thường được lập cho từng đợt giao nhận hoặc theo giai đoạn đối với vật tư có khối lượng nhỏ.

Mẫu biên bản nghiệm thu vật tư chuẩn

Hiện nay chưa có mẫu cố định bắt buộc trên toàn quốc, nhưng mẫu chuẩn cần đáp ứng các nội dung tối thiểu theo Thông tư 26/2019/TT-BXD: số hiệu văn bản, tên công trình, thông tin bên giao và bên nhận, mã số lô vật tư, kết quả kiểm tra, kết luận, chữ ký và thời gian nghiệm thu. Từ khi Nghị định 06/2021/NĐ-CP có hiệu lực, một số loại thiết bị cần bổ sung đánh giá về yêu cầu môi trường và năng lượng.

Mẫu biên bản nghiệm thu vật tư thông dụng

Mẫu này dùng cho các lần giao nhận vật tư thông thường như gạch, cát, đá, thép cây. Nội dung tập trung vào chủng loại, nhãn hiệu, xuất xứ, số lượng thực nhận, kết quả kiểm tra trực quan và kết luận Đạt hoặc Không đạt. Đây là mẫu được sử dụng phổ biến nhất trong khoảng 70-80% các lần giao nhận vật tư.

Mẫu biên bản nghiệm thu và bàn giao vật tư, thiết bị

Đối với máy móc, thiết bị, biên bản phải phức tạp hơn với các phần kiểm tra thông số kỹ thuật, khả năng vận hành, hồ sơ kèm theo như chứng nhận xuất xứ, bảo hành, tài liệu hướng dẫn. Mẫu này thường có từ 3 đến 5 phụ lục đính kèm. Nếu cần quy trình kiểm tra định kỳ cho thiết bị, bạn có thể tham khảo biên bản nghiệm thu định kỳ máy móc thiết bị.

Mẫu biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào tại công trình

Khác biệt chính của mẫu này là yếu tố hiện trường. Người nghiệm thu cần ghi nhận điều kiện vận chuyển, bốc xếp, dỡ hàng tại công trình, tình trạng bao bì, nhãn mác và dấu hiệu hư hỏng nếu có. Với vật liệu cần thí nghiệm, kết quả thí nghiệm phải được đính kèm trước khi đưa ra kết luận chính thức.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản nghiệm thu vật tư chi tiết

Các mục bắt buộc phải có

• Căn cứ pháp lý: số hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc văn bản liên quan.
• Thời gian, địa điểm nghiệm thu.
• Nội dung nghiệm thu: số lượng, chất lượng, chủng loại.
• Kết luận và chữ ký của các bên liên quan.

Cách ghi thông tin bên giao và bên nhận

Cần ghi chính xác tên pháp nhân hoặc cá nhân theo hợp đồng, kèm họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD của người đại diện. Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật thì phải có giấy ủy quyền. Với công trình có nhà thầu phụ, cần phân định rõ nhà thầu chính và nhà thầu phụ để đảm bảo truy xuất trách nhiệm.

Cách ghi kết quả kiểm tra, nghiệm thu và kết luận

Phần kiểm tra ghi chi tiết số đo, thông số quan sát thực tế, phương pháp kiểm tra. Phần kết luận chỉ ghi rõ Đạt hoặc Không đạt kèm đề xuất xử lý. Với vật tư phải thí nghiệm mẫu, chỉ được kết luận Đạt sau khi có kết quả thí nghiệm hợp lệ.

Những lưu ý pháp lý khi lập biên bản

Người ký phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ. Biên bản nên lập thành ít nhất 3 bản chính, mỗi bên giữ một bản. Chữ ký tươi là bắt buộc, không nên dùng chữ ký điện tử nếu không có thỏa thuận riêng. Khi phát hiện sai sót, tuyệt đối không tẩy xóa mà phải lập biên bản đính chính hoặc biên bản sửa đổi, bổ sung.

Các quy định pháp luật liên quan gồm Luật Xây dựng 2014, Nghị định 06/2021/NĐ-CP và Thông tư 26/2019/TT-BXD. Những sai lầm thường gặp là thiếu căn cứ pháp lý, ghi thiếu nội dung kiểm tra, thiếu chữ ký của bên giám sát hoặc không đối chiếu chứng từ gốc. Cần tránh tất cả các lỗi này để biên bản có giá trị sử dụng.

Kết luận

Biên bản nghiệm thu vật tư là chứng từ không thể thiếu giúp kiểm soát chất lượng và bảo vệ quyền lợi các bên. Hãy lập đúng mẫu, đầy đủ nội dung và ký xác nhận ngay sau khi giao nhận. Nếu bạn cần sử dụng cho các trường hợp khác, có thể tham khảo thêm biên bản nghiệm thu hoàn công hoặc biên bản nghiệm thu sửa chữa máy móc. Để có bộ mẫu biên bản đầy đủ, hãy truy cập Mẫu Biên Bản và lựa chọn biểu mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.