Biên bản nghiệm thu bàn giao: Mẫu tham khảo, căn cứ pháp lý, nội dung và cách lập

Biên bản nghiệm thu bàn giao được sử dụng để ghi nhận việc kiểm tra, đánh giá và xác nhận đối tượng đã hoàn thành theo yêu cầu, đồng thời xác nhận việc bàn giao và tiếp nhận giữa các bên. Biên bản thường được lập khi bàn giao công trình, hạng mục, sản phẩm, thiết bị, tài sản hoặc kết quả công việc theo hợp đồng. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao tham khảo với các nội dung về thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, đối tượng nghiệm thu, kết quả kiểm tra, nội dung bàn giao, trách nhiệm của các bên và xác nhận cuối cùng. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với trường hợp thực tế.

Biên bản nghiệm thu bàn giao là gì? Khi nào cần lập?

Biên bản nghiệm thu bàn giao là văn bản pháp lý xác nhận kết quả kiểm tra, đối chiếu giữa bên giao và bên nhận về số lượng, chất lượng, tình trạng của sản phẩm hoặc công trình tại thời điểm chuyển giao. Đây là căn cứ xác định thời điểm chuyển giao rủi ro, quyền sở hữu và nghĩa vụ bảo hành.

Theo Luật Xây dựng, công trình chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã được nghiệm thu chất lượng. Luật Thương mại cũng yêu cầu việc giao nhận hàng hóa phải được lập thành văn bản. Do đó, biên bản này là bắt buộc trong nhiều giao dịch.

Biên bản được lập khi: hoàn thành toàn bộ hoặc hạng mục công trình; bàn giao sản phẩm, hàng hóa; bàn giao thiết bị, máy móc sau lắp đặt; bàn giao phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin; kết thúc hợp đồng dịch vụ; hoặc thanh lý hợp đồng.

Căn cứ pháp lý của biên bản nghiệm thu bàn giao

Căn cứ pháp lý cần lựa chọn theo đối tượng nghiệm thu và quan hệ giữa các bên. Không phải mọi biên bản nghiệm thu bàn giao đều áp dụng cùng một hệ thống văn bản.

Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 là căn cứ chung đối với các giao dịch dân sự, trong đó có việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của các bên theo thỏa thuận.

Đối với biên bản nghiệm thu bàn giao được lập để xác nhận việc hoàn thành và bàn giao theo một thỏa thuận dân sự, có thể đối chiếu các quy định của Bộ luật Dân sự về thực hiện nghĩa vụ và hợp đồng.

Luật Thương mại 2005

Nếu việc nghiệm thu, bàn giao phát sinh từ hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ giữa các thương nhân, có thể áp dụng các quy định có liên quan của Luật Thương mại 2005.

Nội dung nghiệm thu và bàn giao vẫn cần căn cứ vào hợp đồng cụ thể mà các bên đã ký.

Luật Xây dựng và quy định về quản lý chất lượng công trình

Nếu biên bản được sử dụng để nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng hoặc hạng mục công trình, cần áp dụng pháp luật chuyên ngành về xây dựng và quản lý chất lượng công trình.

Trường hợp này, nội dung biên bản cần phù hợp với hồ sơ thiết kế, hợp đồng, tiêu chuẩn áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật và quy định về nghiệm thu tương ứng.

Hợp đồng và hồ sơ liên quan

Ngoài quy định pháp luật, biên bản cần căn cứ trực tiếp vào:

• Hợp đồng đã ký.
• Phụ lục hợp đồng.
• Hồ sơ thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật.
• Báo giá hoặc đề xuất được phê duyệt.
• Biên bản giao nhận trước đó.
• Tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng.
• Các tài liệu khác có liên quan.

Lưu ý: Nếu là nghiệm thu công trình xây dựng, không nên sử dụng một mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao thông thường để thay thế các biểu mẫu, thành phần hồ sơ hoặc trình tự nghiệm thu bắt buộc theo pháp luật xây dựng.

Mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU BÀN GIAO

Hôm nay, vào lúc …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………………, chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: …………………………………
Địa chỉ: …………………………………
Đại diện: …………………………………
Chức vụ: …………………………………

BÊN NHẬN: …………………………………
Địa chỉ: …………………………………
Đại diện: …………………………………
Chức vụ: …………………………………

Căn cứ Hợp đồng số ………… ký ngày ……/……/…… giữa ……………………… và ………………………;

Căn cứ các hồ sơ, tài liệu có liên quan;

Hai bên tiến hành nghiệm thu và bàn giao đối tượng sau:

Tên đối tượng nghiệm thu, bàn giao: …………………………………
Địa điểm: …………………………………
Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……
Khối lượng/số lượng: …………………………………

Nội dung nghiệm thu:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Kết quả kiểm tra:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Qua kiểm tra, các bên thống nhất đối tượng nghiệm thu:

[ ] Đạt yêu cầu và đủ điều kiện bàn giao.

[ ] Đạt yêu cầu nhưng cần hoàn thiện các nội dung sau: …………………………………

[ ] Chưa đạt yêu cầu, cần thực hiện lại/khắc phục các nội dung: …………………………………

Nội dung bàn giao:

Bên giao tiến hành bàn giao cho Bên nhận:

1. ………………………………………
2. ………………………………………
3. ………………………………………

Tình trạng tại thời điểm bàn giao:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Hồ sơ, tài liệu và tài sản kèm theo:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Trách nhiệm của Bên giao:

…………………………………………………………

Trách nhiệm của Bên nhận:

…………………………………………………………

Thời hạn hoàn thành các nội dung cần bổ sung, khắc phục nếu có: …………………………………

Sau khi nghiệm thu và bàn giao, các bên thống nhất xác nhận nội dung nêu trên và chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết theo hợp đồng và quy định có liên quan.

Biên bản được lập thành …… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản.

Cuộc nghiệm thu và bàn giao kết thúc vào lúc …… giờ …… phút cùng ngày.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

…………………………

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

…………………………

CÁC BÊN/THÀNH PHẦN THAM GIA NGHIỆM THU
(Ký, ghi rõ họ tên nếu có)

…………………………

Các mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao phổ biến nhất hiện nay

Có ít nhất 6 nhóm mẫu thông dụng theo lĩnh vực:

1. Công trình xây dựng – mẫu theo Thông tư 26/2016/TT-BXD (Mẫu số 09) phổ biến nhất.
2. Sản phẩm, hàng hóa – dùng trong mua bán thương mại.
3. Thiết bị, máy móc – dùng khi nghiệm thu lắp đặt. Xem thêm biên bản nghiệm thu kiểm tra độ an toàn thiết bị.
4. Phần mềm, công nghệ thông tin.
5. Công trình đưa vào sử dụng.
6. Thanh lý hợp đồng – lập đồng thời với biên bản nghiệm thu cuối cùng. Tham khảo biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng.

Ngoài ra, trong lĩnh vực an toàn lao động, biên bản nghiệm thu kiểm tra an toàn lao động cũng được dùng để xác nhận điều kiện làm việc an toàn.

Khi chọn mẫu, cần kiểm tra quy định hiện hành, tránh dùng mẫu theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Mẫu mới phải phù hợp với Nghị định 06/2021/NĐ-CP.

Hướng dẫn cách viết biên bản nghiệm thu bàn giao đúng chuẩn

Một biên bản hợp lệ gồm ba phần:

• Mở đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, căn cứ lập.
• Nội dung: Thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, thông tin hợp đồng, tên hạng mục, kết quả kiểm tra, đánh giá, tồn tại và kết luận.
• Kết thúc: Chữ ký, họ tên, chức danh các bên.

Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, biên bản phải được lập ngay sau khi hoàn thành công việc. Kết luận phải nêu rõ: đạt yêu cầu; không đạt phải sửa chữa; hoặc đạt nhưng còn tồn tại phải hoàn thiện.

Đối với công trình, chữ ký tối thiểu gồm: chỉ huy trưởng công trình, giám sát trưởng và chủ đầu tư hoặc người được ủy quyền. Thiếu một trong các chữ ký, biên bản không đủ giá trị pháp lý.

Lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối: thiếu phụ lục kèm theo, không khớp số liệu với nhật ký thi công, không ghi rõ số và ngày hợp đồng. Hãy kiểm tra kỹ trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu bàn giao

Biên bản nghiệm thu bàn giao dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận kết quả kiểm tra, nghiệm thu và việc chuyển giao đối tượng từ bên giao sang bên nhận.

Biên bản nghiệm thu bàn giao cần có những thông tin gì?

Thông thường gồm thông tin các bên, căn cứ nghiệm thu, đối tượng bàn giao, nội dung kiểm tra, kết quả nghiệm thu, nội dung bàn giao, trách nhiệm của các bên và chữ ký xác nhận.

Ai ký biên bản nghiệm thu bàn giao?

Người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp lệ của bên giao và bên nhận ký xác nhận. Trường hợp có đơn vị tư vấn, giám sát hoặc thành phần nghiệm thu khác thì thực hiện theo hợp đồng và quy định áp dụng.

Nghiệm thu không đạt có được ký biên bản bàn giao không?

Có thể lập biên bản để ghi nhận kết quả nghiệm thu không đạt và các nội dung cần khắc phục, nhưng không nên xác nhận đối tượng đã hoàn thành và đủ điều kiện bàn giao nếu chưa đáp ứng điều kiện theo hợp đồng hoặc pháp luật áp dụng.

Biên bản nghiệm thu bàn giao có cần ghi căn cứ pháp lý không?

Nên ghi các căn cứ thực sự liên quan như hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật và quy định pháp luật chuyên ngành. Không nên đưa các căn cứ không liên quan chỉ để làm phần căn cứ dài hơn.

Biên bản nghiệm thu bàn giao có bắt buộc phải đóng dấu không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Việc đóng dấu được xác định theo quy định áp dụng, thỏa thuận của các bên và quy định nội bộ của tổ chức.

Biên bản nghiệm thu bàn giao có thay thế hợp đồng không?

Không. Biên bản chủ yếu ghi nhận kết quả nghiệm thu và bàn giao, còn quyền và nghĩa vụ của các bên vẫn được xác định trên cơ sở hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.

Tải mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao (Word/PDF)

Sử dụng mẫu có sẵn giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy chuẩn. Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp nhiều mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao soạn sẵn theo quy định mới nhất, phù hợp từng ngành nghề. Bạn có thể tải về định dạng Word hoặc PDF để chỉnh sửa.

Khi sử dụng mẫu, hãy điền đầy đủ thông tin, đối chiếu quy định pháp luật và lưu trữ hồ sơ cẩn thận. Nếu doanh nghiệp áp dụng ISO 9001:2015, biên bản cần được kiểm soát theo quy trình tài liệu nội bộ.

Biên bản nghiệm thu bàn giao là căn cứ pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của bạn. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay các mẫu biên bản chất lượng. Chúng tôi hy vọng bài viết này giúp bạn lập biên bản đúng chuẩn và áp dụng hiệu quả.