Biên bản kiểm tra doanh thu, chi phí là gì?

Biên bản kiểm tra doanh thu, chi phí thực chất là Biên bản kiểm tra thuế được lập theo Mẫu số 04/KTTT ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC. Đây là văn bản ghi nhận toàn bộ số liệu doanh thu, chi phí thực tế phát sinh tại trụ sở người nộp thuế, đối chiếu với số đã kê khai. Mục đích nhằm xác định số thuế GTGT, TNDN phải nộp đúng, đủ; đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý sau thanh tra, kiểm tra.

Đối tượng sử dụng gồm cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh. Theo thống kê, mỗi năm cơ quan thuế kiểm tra khoảng 18-20% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động. Do đó, việc nắm rõ cấu trúc và cách lập biên bản không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động phối hợp mà còn hạn chế rủi ro truy thu không đáng có.

Căn cứ pháp lý và quy định hiện hành của mẫu biên bản

Các văn bản pháp luật liên quan về kiểm tra doanh thu, chi phí

• Thông tư 156/2013/TT-BTC ban hành Mẫu 04/KTTT – nền tảng pháp lý chính cho biên bản kiểm tra thuế.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định cách hạch toán doanh thu, chi phí làm cơ sở đối chiếu.
• Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 sửa đổi, bổ sung nhiều quy định về thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT.

Trường hợp bắt buộc sử dụng biên bản giấy tờ trong công tác thanh tra, kiểm tra thuế

Biên bản giấy (hoặc bản điện tử có giá trị pháp lý) là bắt buộc khi đoàn kiểm tra làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp. Dù cơ quan thuế có ứng dụng công nghệ thông tin, việc lập biên bản vẫn phải tuân thủ đúng mẫu, có chữ ký của trưởng đoàn và đại diện doanh nghiệp.

Cấu trúc chuẩn của một biên bản kiểm tra doanh thu, chi phí chuyên nghiệp

Phần I – Đặc điểm, tình hình chung của Đơn vị

Phần này ghi thông tin người nộp thuế: tên, MST, địa chỉ, ngành nghề, kỳ tính thuế bị kiểm tra. Ngoài ra, cần mô tả tình hình sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ được lưu trữ.

Phần II – Nội dung kiểm tra tình hình ghi nhận, hạch toán doanh thu

Đoàn kiểm tra sẽ rà soát các tài khoản 511, 131, 333, đối chiếu doanh thu kê khai với hóa đơn đầu ra. Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu, cần kiểm tra tờ khai hải quan, hợp đồng… Việc kiểm tra hóa đơn đầu vào cũng được thực hiện song song để xác định đầu vào được khấu trừ.

Phần III – Kiểm tra chi phí và xác định chi phí được trừ

Đây là phần phức tạp nhất. Kiểm tra viên phân loại chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Các khoản chi như tiền lương, khấu hao, lãi vay, chi phí quảng cáo… phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Phần IV – Xác định kết quả kiểm tra

Ghi rõ số chênh lệch doanh thu, chi phí mà doanh nghiệp tự điều chỉnh so với cơ quan thuế. Từ đó, xác định số thuế GTGT, TNDN phải nộp bổ sung (nếu có). Mọi số liệu phải có bảng đối chiếu chi tiết kèm theo.

Phần V – Kết luận, kiến nghị và ký tên

Kết luận nêu rõ việc chấp hành pháp luật thuế của doanh nghiệp, kiến nghị xử lý truy thu, phạt vi phạm hành chính (nếu có). Cuối biên bản, đại diện cơ quan thuế và doanh nghiệp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ.

Hướng dẫn chi tiết từng bước lập biên bản kiểm tra doanh thu, chi phí chính xác nhất

Bước 1 – Thu thập tài liệu, hoá đơn điện tử và pháp lý trước kiểm tra

Doanh nghiệp cần chuẩn bị sổ sách, chứng từ kế toán, hóa đơn điện tử, tờ khai thuế đã nộp. Song song, nên rà soát lại toàn bộ hồ sơ pháp lý, hợp đồng kinh tế để tránh thiếu sót. Nếu cần, hãy tham khảo mẫu biên bản kiểm tra kiêm đếm tài liệu hồ sơ để chuẩn bị danh mục tài liệu.

Bước 2 – Ghi số liệu doanh thu theo đúng quy định

Phân biệt doanh thu theo hóa đơn, theo dòng tiền và thực tế phát sinh. Doanh thu phải được ghi nhận theo nguyên tắc dồn tích, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Bước 3 – Ghi lại toàn bộ chi phí

Liệt kê từng khoản chi theo đúng danh mục: nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao, lãi vay, chi phí bán hàng… Đồng thời, phân loại rõ khoản nào được trừ, khoản nào bị loại vì không có hóa đơn hợp lệ hoặc vượt mức quy định.

Bước 4 – Đối chiếu chênh lệch và tính lại thuế GTGT, TNDN

Sau khi có số liệu chính xác, đối chiếu với tờ khai đã nộp để tìm chênh lệch. Nếu có truy thu, cần tính tiền chậm nộp, tiền phạt. Trong quá trình này, việc đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng là rất hữu ích – bạn có thể dùng mẫu biên bản kiểm tra số dư tài khoản để ghi nhận.

Những lỗi thường gặp khi lập biên bản mà doanh nghiệp dễ bị truy thu

Sai lầm về hạch toán doanh thu bỏ sót các khoản phụ thu, dịch vụ cộng thêm

Nhiều doanh nghiệp chỉ kê khai doanh thu bán hàng chính, quên các khoản phụ thu, chiết khấu, dịch vụ đi kèm, dẫn đến thiếu doanh thu.

Không tách các khoản chi phí không được trừ

Chẳng hạn: chi phí tiền lương không có hợp đồng lao động, hóa đơn ghi sai địa chỉ, chi phí quảng cáo vượt trần 10%… Nếu không loại ra, doanh nghiệp sẽ bị truy thu và phạt.

Quên điều chỉnh chênh lệch thuế về doanh thu và chi phí

Khi thực hiện quyết toán thuế TNDN, nếu doanh nghiệp không tự điều chỉnh các khoản chênh lệch thì cơ quan thuế sẽ điều chỉnh và tính phạt. Vì vậy, việc lập biên bản phải thể hiện rõ sự tự điều chỉnh của doanh nghiệp để giảm trách nhiệm.

Tải về mẫu biên bản kiểm tra doanh thu, chi phí – File Word chuẩn PDF có thể chỉnh sửa

Nội dung cụ thể đi kèm trong file tải xuống

Sản phẩm của Mẫu Biên Bản bao gồm biên bản mẫu 04/KTTT dạng Word, kèm phụ lục: bảng đối chiếu doanh thu, chi phí, hướng dẫn kê khai và các quy định thay thế mới nhất. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa theo tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Hướng dẫn cập nhật biên bản khi Thông tư mới hiệu lực

Các năm gần đây, Bộ Tài chính liên tục ban hành thông tư sửa đổi về thuế. Vì vậy, hãy thường xuyên truy cập Mẫu Biên Bản để tải bản mới nhất, tránh dùng mẫu lỗi thời gây sai sót.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) khi phải thực hiện biên bản kiểm tra doanh thu & chi phí

Biên bản này có bắt buộc đóng dấu công ty hay chỉ đại diện thuế không?

Theo quy định, biên bản phải có chữ ký của trưởng đoàn kiểm tra và đại diện doanh nghiệp. Về dấu, không bắt buộc nhưng nên đóng dấu treo của công ty để tăng giá trị pháp lý khi lưu trữ.

Nếu phát hiện chi phí không được trừ thì xử lý thế nào, ghi rõ biên bản?

Khi lập biên bản, kiểm tra viên sẽ loại trừ các khoản chi phí không hợp lệ, ghi rõ lý do và số tiền. Doanh nghiệp có thể giải trình thêm trong cùng ngày làm việc để bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh.

Có phải nộp biên bản lên Cục thuế ngay không hay gửi khi quyết toán?

Biên bản được lập ngay khi kết thúc đợt kiểm tra tại trụ sở. Sau đó, cơ quan thuế sẽ chuyển cho Cục Thuế để làm căn cứ ban hành quyết định xử lý. Doanh nghiệp nhận một bản để lưu và xuất trình nếu cơ quan khác yêu cầu.

Kết luận

Việc chuẩn bị tốt hồ sơ và hiểu rõ mẫu biên bản kiểm tra doanh thu, chi phí giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi có đoàn kiểm tra đến, đồng thời giảm thiểu rủi ro truy thu, phạt. Hãy tải ngay mẫu chuẩn tại Mẫu Biên Bản và nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ biên tập giàu kinh nghiệm. Đừng để đến khi bị kiểm tra mới vội vàng tìm hiểu – hãy hành động hôm nay để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp!