Biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ đang dùng là gì?

Biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ (CCDC) đang dùng là chứng từ kế toán ghi nhận kết quả kiểm đếm thực tế về số lượng, chất lượng và giá trị còn lại của CCDC tại một thời điểm xác định. Đây là căn cứ để đối chiếu số liệu trên sổ kế toán (tài khoản 153) với thực trạng tài sản, từ đó phát hiện và xử lý chênh lệch thừa/thiếu theo Điều 37 Luật Kế toán 2015.

Mục đích và ý nghĩa của biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ

• Phát hiện sớm mất mát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích.
• Đảm bảo chi phí phân bổ hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
• Đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản, lập kế hoạch mua sắm, bảo trì.
• Quy trách nhiệm vật chất với cá nhân phụ trách, nhất là đơn vị có nhiều chi nhánh.

Tải ngay mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ đang dùng (Word & Excel)

Mẫu 05-VT – Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo Thông tư 200

Dùng cho doanh nghiệp lớn, niêm yết. Mẫu có đầy đủ các cột: số lượng theo sổ, thực tế, chênh lệch, giá trị. Yêu cầu chữ ký của hội đồng kiểm kê, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.

Mẫu biên bản kiểm kê CCDC theo Thông tư 133

Dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mẫu 05-TT đơn giản hơn, có thêm cột "giá trị hao mòn đã phân bổ". Nên dùng bản cập nhật sau Thông tư 99/2018/TT-BTC.

Mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ trong kho

Tập trung vào số lượng tồn kho, đối chiếu với thẻ kho, không cần ghi giá trị phân bổ. Kiểm kê kho nên thực hiện luân phiên hằng quý.

Mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ đang dùng (theo Quyết định 2506/QĐ-NHCS)

Áp dụng cho đơn vị thuộc Ngân hàng Chính sách xã hội, có thêm mã tài sản, nguồn ngân sách hình thành. Doanh nghiệp dân doanh nên dùng mẫu 05-VT hoặc 05-TT.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các loại biên bản kiểm kê khác như biên bản kiểm kê tài sản thanh lý, biên bản kiểm kê hàng tồn kho thủy sản đông lạnh và biên bản kiểm kê đất công để phục vụ nhu cầu đa dạng.

Hướng dẫn cách lập biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ chi tiết

Các thông tin bắt buộc phải có trên biên bản

Tên đơn vị, mã số thuế, số biên bản, thời điểm kiểm kê, danh mục CCDC (mã, tên, đơn vị tính, số lượng theo sổ, thực tế, chênh lệch, giá trị), kết luận và chữ ký của các thành phần liên quan.

Cách ghi thời điểm kiểm kê và thành phần hội đồng kiểm kê

Ghi rõ giờ, ngày bắt đầu và kết thúc. Hội đồng gồm: trưởng ban (lãnh đạo), thư ký (kế toán), thủ kho hoặc phụ trách bộ phận sử dụng. Kiểm kê đột xuất cần ít nhất 2 người.

Cách xác định số lượng, chất lượng và giá trị công cụ, dụng cụ

Đếm trực tiếp từng mã CCDC, phân loại tốt/kém/hỏng. Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị đã phân bổ. Cần ghi rõ phương pháp phân bổ đang áp dụng.

Quy trình luân chuyển, ký duyệt và lưu trữ biên bản

Lập biên bản → hội đồng ký → kế toán trưởng kiểm tra → thủ trưởng phê duyệt. Nếu có chênh lệch, lập thêm biên bản xử lý. Lưu trữ tối thiểu 5 năm, khuyến nghị 10 năm.

Quy định pháp lý về kiểm kê công cụ, dụng cụ mới nhất

Thông tư 200/2014/TT-BTC

Quy định chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành mẫu 05-VT. Doanh nghiệp bắt buộc kiểm kê tài sản cuối năm tài chính.

Thông tư 133/2016/TT-BTC

Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa với mẫu 05-TT. Phân bổ CCDC linh hoạt, phù hợp quy mô nhỏ.

Thông tư 99/2018/TT-BTC

Sửa đổi, bổ sung TT200 và TT133 từ 01/01/2019. Cập nhật chứng từ điện tử, hỗ trợ lập biên bản trên Excel/ phần mềm kế toán.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ

• Chọn mẫu có nguồn gốc rõ ràng, đúng thông tư hiện hành.
• Ưu tiên file Excel có công thức tính chênh lệch.
• Mã hóa CCDC trước khi kiểm kê.
• Phân biệt rõ CCDC đang dùng, trong kho, chờ thanh lý.

Câu hỏi thường gặp về biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ

Doanh nghiệp có bắt buộc lập biên bản kiểm kê CCDC định kỳ không?

Có. Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản cuối kỳ kế toán năm và lập biên bản để đối chiếu, xử lý chênh lệch trước khi khóa sổ.

Biên bản kiểm kê CCDC khác biên bản kiểm kê tài sản cố định như thế nào?

Khác ở đối tượng: CCDC chưa đủ tiêu chuẩn TSCĐ (nguyên giá dưới 30 triệu hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm). Giá trị kiểm kê CCDC tính theo phân bổ, còn TSCĐ tính theo khấu hao.

Làm sao để tải mẫu biên bản kiểm kê CCDC miễn phí, chuẩn pháp lý?

Truy cập website Mẫu Biên Bản để tải các mẫu cập nhật theo thông tư hiện hành, kèm hướng dẫn chi tiết giúp bạn sử dụng đúng quy định.