Biên bản giao nhận hàng hóa là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động mua bán, vận chuyển, hoặc bàn giao công việc. Nó ghi nhận thời điểm, số lượng, chất lượng hàng hóa được chuyển từ bên này sang bên khác, làm căn cứ thanh toán và giải quyết tranh chấp. Sở hữu một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa file word chuẩn chỉnh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý.

Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa file Word chuẩn nhất

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản (dễ chỉnh sửa)

Mẫu này phù hợp cho các giao dịch trực tiếp, không phát sinh trung gian, với các cột STT, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu miễn là đầy đủ nội dung chứng từ. Điểm hay là mẫu thường có sẵn công thức tính thành tiền, giảm sai sót thủ công. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa trên Word để in ấn với số lượng lớn.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán

Đây là mẫu phổ biến nhất, ghi rõ thông tin hai bên: tên công ty, người đại diện, mã số thuế, địa chỉ. Nội dung cần chi tiết: hợp đồng tham chiếu, số lượng thực nhận, tình trạng hàng hóa khi bàn giao. Mẫu này thường được lập thành 2 liên, mỗi bên giữ một liên, ký xác nhận đầy đủ. Nó kết hợp với Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) để hạch toán đúng chuẩn.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Áp dụng khi có bên vận chuyển hoặc bên thứ ba tham gia. Mẫu yêu cầu thêm thông tin về đơn vị vận tải, số xe, và xác nhận của cả ba chủ thể. Theo VAS 14 về doanh thu, kiểm toán viên thường yêu cầu biên bản này để đối chiếu giữa hóa đơn và phiếu giao nhận, tránh khai khống.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh (song ngữ)

Phù hợp cho các công ty nước ngoài hoặc xuất nhập khẩu. Mẫu song ngữ cần nhất quán về thuật ngữ, con số, và chữ ký. Nội dung nên gồm hai cột song song, giúp các bên không biết tiếng địa phương vẫn hiểu rõ. Đặc biệt, khi làm việc với cơ quan thuế, biên bản này hỗ trợ trong việc giải trình hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn cách lập biên bản giao nhận hàng hóa đúng chuẩn

Các thông tin bắt buộc phải có

Theo Điều 11 Luật Kế toán 2015, biên bản phải có: tên loại biên bản, số hiệu, ngày tháng, đơn vị lập, đơn vị nhận, tên và chữ ký người giao, người nhận, danh sách hàng hóa kèm số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị, chữ viết và con dấu (nếu có). Thiếu bất kỳ mục nào, biên bản có thể bị coi là không hợp lệ khi thanh quyết toán.

Trình tự và thủ tục lập biên bản hợp pháp

1. Xác định rõ các bên tham gia và người đại diện có thẩm quyền.
2. Ghi chính xác số liệu từ phiếu xuất/nhập kho.
3. Kiểm đếm thực tế cả hai bên cùng xác nhận chất lượng.
4. Lập biên bản ngay tại thời điểm bàn giao, không lập lại sau đó.
5. Ký đầy đủ các liên, mỗi bên giữ một bản gốc.
6. Lưu trữ theo quy định của Thông tư 200 về chứng từ kế toán.

Khi nào cần sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa?

Bất cứ khi nào có sự dịch chuyển hàng hóa giữa các cá nhân, tổ chức: mua bán trực tiếp, giao nhận từ đại lý, kho vận, hoặc bàn giao tài sản nội bộ. Trong xây dựng, khi nghiệm thu các hạng mục, biên bản giao nhận cũng cần thiết, tương tự như biên bản nghiệm thu hoàn thành nhà ở – đều ghi nhận khối lượng và chất lượng công việc. Ngoài ra, các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng nhà ở hay nghiệm thu giai đoạn thi công nhà ở cũng là dạng biên bản giao nhận hàng hóa phi vật thể.

Những lưu ý quan trọng khi viết và sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa

Giá trị pháp lý của biên bản phụ thuộc vào sự đầy đủ và trung thực các số liệu. Nếu chỉ có hóa đơn mà thiếu biên bản, cơ quan thuế có thể bác bỏ chi phí khi kiểm toán. Để tránh tranh chấp, hãy ghi rõ tình trạng hàng hóa (mới, cũ, hỏng hóc), thời gian kiểm đếm, và nhiệt độ/điều kiện bảo quản nếu là hàng đặc thù. Tuyệt đối không để trống cột số lượng hoặc chữ ký người nhận; mọi sửa chữa cần được xác nhận bằng chữ ký đôi bên. Đồng thời, lưu trữ ít nhất 5 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Kết luận

Một biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là 'lá chắn' pháp lý cho doanh nghiệp. Bạn có thể tải các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất định dạng Word, dễ dàng điều chỉnh phù hợp nhu cầu. Để khám phá kho tài liệu đa dạng và chuyên sâu, hãy truy cập ngay Mẫu Biên Bản – nơi cung cấp biên bản miễn phí cho mọi lĩnh vực. Đừng để thủ tục làm chậm hoạt động kinh doanh của bạn; hãy sử dụng các mẫu có sẵn để làm việc hiệu quả và an toàn ngay hôm nay.