Biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy là văn bản cần thiết để duy trì hiệu lực pháp lý của hợp đồng cũ khi hai bên mong muốn tiếp tục hợp tác. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu chuẩn, hướng dẫn chi tiết và những lưu ý pháp lý không thể bỏ qua.

Vì sao cần lập biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy?

Thang máy thuộc danh mục máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động. Việc bảo trì định kỳ là bắt buộc, và hợp đồng bảo trì phải được duy trì liên tục. Nếu hợp đồng hết hạn mà không có biên bản gia hạn, hoạt động bảo trì sẽ bị gián đoạn, dẫn đến nguy cơ mất an toàn và vi phạm quy định.

Thực tế cho thấy, nhiều sự cố thang máy nghiêm trọng trong thời gian qua có nguyên nhân từ việc bảo trì không đúng hạn hoặc gián đoạn do hết hạn hợp đồng. Khi không có văn bản gia hạn, thỏa thuận miệng không có giá trị pháp lý, đặc biệt khi khiếu nại bảo hiểm. Một bản án gần đây tại Tòa án Nhân dân TP.HCM đã tuyên đơn vị bảo trì không phải bồi thường vì hợp đồng đã hết hạn và không có biên bản gia hạn, dù hai bên vẫn tiếp tục làm việc.

Ngoài ra, theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành, chu kỳ bảo trì thang máy tối đa không quá 30 ngày. Nếu hợp đồng chấm dứt mà không có gia hạn, doanh nghiệp có thể vi phạm ngay chu kỳ này. Vì vậy, lập biên bản gia hạn trước khi hợp đồng cũ hết hiệu lực không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp duy trì lịch bảo trì, kéo dài tuổi thọ thiết bị.

Mẫu biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy chuẩn (có thể tải xuống)

Một mẫu biên bản chuẩn cần có đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, thông tin các bên, nội dung gia hạn, điều khoản tài chính, cam kết trách nhiệm và chữ ký, mộc dấu. Mẫu thường được chấp nhận gồm các phần chính sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên biên bản: Biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy.
• Thông tin bên A (chủ sở hữu) và bên B (đơn vị bảo trì).
• Số, ngày của hợp đồng gốc.
• Thời gian gia hạn cụ thể (ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
• Phí bảo trì và phương thức thanh toán.
• Danh mục công việc bảo trì trong thời gian gia hạn.
• Điều khoản chuyển tiếp cho các hạng mục dở dang.
• Chữ ký, họ tên, chức danh và mộc dấu của cả hai bên.

Nếu bạn cần mẫu cho một lĩnh vực khác, có thể tham khảo biên bản gia hạn hợp đồng bảo tiêu nông sản để so sánh, có thể soạn thảo tương tự.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi các mục trong biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy

Khi ghi mục “thông tin các bên”, cần chính xác tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo Giấy đăng ký kinh doanh. Lỗi phổ biến nhất là ghi số điện thoại hoặc email thay cho địa chỉ liên lạc chính thức, gây khó khăn khi gửi thông báo pháp lý.

Mục “số hợp đồng gốc” và “ngày ký hợp đồng gốc” phải sao chép chính xác tuyệt đối. Chỉ cần sai một ký tự, biên bản không thể liên kết với hợp đồng ban đầu, ảnh hưởng đến thủ tục kiểm định.

Về thời gian gia hạn, hãy ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể thay vì chỉ ghi “1 năm”. Điều này giúp tránh hiểu nhầm về thời điểm có hiệu lực. Mục phí bảo trì cần ghi số tiền bằng chữ và bằng số, thời hạn thanh toán, phương thức chuyển khoản để tránh tranh chấp.

Trong mục danh mục công việc, nên liệt kê chi tiết các hạng mục như kiểm tra hệ thống truyền động, bôi trơn, kiểm tra cáp, thử phanh. Điều này giúp xác định rõ phạm vi dịch vụ. Mục trách nhiệm cũng cần phân định rõ bên nào lo an toàn kỹ thuật, bên nào lo điều kiện vận hành.

Những lưu ý pháp lý quan trọng khi ký biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy

Biên bản gia hạn là phụ lục của hợp đồng gốc, có giá trị pháp lý tương đương nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Bộ luật Dân sự. Không bắt buộc công chứng, nhưng nên thực hiện để tăng giá trị chứng cứ nếu xảy ra tranh chấp.

Cần lập biên bản trước thời điểm hợp đồng cũ hết hiệu lực. Nếu lập sau, sẽ phát sinh khoảng thời gian không có hợp đồng, có thể dẫn đến rủi ro về bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý. Một số quy định hiện hành cũng giới hạn thời gian gia hạn tối đa; nếu vượt quá, doanh nghiệp phải kiểm định lại toàn bộ thang máy, phát sinh chi phí không đáng có.

Trước khi ký, hãy rà soát kỹ các điều khoản về tăng phí, phạm vi công việc và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Nếu cần, bổ sung điều khoản cho phép một bên đơn phương chấm dứt nếu bên kia vi phạm nghĩa vụ.

Kết luận

Biên bản gia hạn hợp đồng bảo trì thang máy là công cụ quan trọng để duy trì dịch vụ bảo trì đúng quy định, bảo vệ quyền lợi của cả chủ sở hữu và đơn vị bảo trì. Hãy chuẩn bị mẫu biên bản đầy đủ, ghi chính xác và ký trước khi hợp đồng cũ hết hạn. Nếu cần tham khảo thêm nhiều mẫu văn bản khác, truy cập ngay Mẫu Biên Bản để có giải pháp nhanh chóng, đúng chuẩn. Đừng để hợp đồng hết hạn trong im lặng – hãy gia hạn ngay hôm nay!