Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường, giúp nhà trường, cán bộ phụ trách thư viện, nhân viên được giao quản lý tài sản hoặc người nhận bàn giao có sẵn khung văn bản để ghi nhận việc chuyển giao sách, tài liệu, giá kệ, bàn ghế, máy tính và các thiết bị, tài sản khác thuộc thư viện. Mẫu có thể được chỉnh sửa theo từng trường, từng đợt bàn giao và tình trạng tài sản thực tế.

Đối với thư viện cơ sở giáo dục phổ thông, Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT quy định tiêu chuẩn thư viện và các yêu cầu liên quan đến tài nguyên thông tin, cơ sở vật chất, thiết bị và hoạt động thư viện. Vì vậy, khi bàn giao tài sản thư viện, nội dung biên bản nên thể hiện rõ tài sản được bàn giao, số lượng, tình trạng, người giao, người nhận và trách nhiệm quản lý sau bàn giao.

Vì sao nên tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường tại Mẫu Biên Bản?

Tự lập một biên bản bàn giao tài sản tưởng như đơn giản nhưng thực tế phải xác định khá nhiều thông tin: tài sản nào được bàn giao, số lượng bao nhiêu, tình trạng ra sao, ai giao, ai nhận và có chênh lệch hoặc ghi chú gì không.

Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp người lập không phải tự thiết kế toàn bộ bố cục, đồng thời có thể tập trung vào việc kiểm kê và đối chiếu tài sản thực tế.

Mẫu biên bản được luật sư và chuyên gia pháp lý rà soát

Giá trị của một mẫu bàn giao tài sản không chỉ nằm ở hình thức văn bản mà ở việc các nhóm thông tin quan trọng được bố trí đúng mục đích sử dụng.

Với tài sản thư viện nhà trường, mẫu cần tạo được khoảng trống phù hợp để ghi nhận danh mục tài sản, số lượng, đơn vị tính, tình trạng và các ghi chú liên quan. Đây là cơ sở để người giao và người nhận cùng đối chiếu trước khi ký.

Mẫu được xây dựng theo hướng phục vụ nhu cầu lập biên bản thực tế. Khi sử dụng, nhà trường vẫn cần đối chiếu với quy chế quản lý tài sản, quy định nội bộ và yêu cầu của đơn vị chủ quản nếu có.

Mẫu biên bản rõ ràng, đầy đủ và dễ sử dụng

Một đợt bàn giao thư viện có thể liên quan đến hàng loạt tài sản khác nhau, từ sách giáo khoa, sách tham khảo, tài liệu, báo, tạp chí đến giá sách, tủ, bàn ghế, máy tính, máy in và thiết bị hỗ trợ hoạt động thư viện.

Nếu tự soạn, người lập phải tự nghĩ cách chia bảng và các cột cần thiết. Mẫu có sẵn giúp quá trình này đơn giản hơn: chỉ cần cập nhật tên tài sản, số lượng, tình trạng và thông tin của người giao nhận.

Mẫu biên bản được xây dựng theo nhu cầu thực tế

Tài sản thư viện không chỉ có giá trị về số lượng mà còn cần được quản lý theo tình trạng thực tế và khả năng sử dụng.

Chẳng hạn, cùng là máy tính nhưng có thể có thiết bị đang hoạt động bình thường, thiết bị cần sửa chữa hoặc thiết bị không còn sử dụng. Tương tự, sách và tài liệu có thể được bàn giao theo số lượng, đầu sách, tình trạng hoặc danh mục cụ thể.

Vì vậy, mẫu được thiết kế theo hướng có thể ghi nhận danh mục tài sản + số lượng + tình trạng + ghi chú, thay vì chỉ ghi chung chung rằng “đã bàn giao tài sản thư viện”.

Mẫu biên bản được thường xuyên rà soát và cập nhật

Quy định về thư viện trường học và quản lý tài sản có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT hiện quy định tiêu chuẩn thư viện cơ sở giáo dục mầm non và phổ thông, trong đó có các nhóm tiêu chuẩn về tài nguyên thông tin, cơ sở vật chất, thiết bị và hoạt động thư viện.

Do đó, mẫu nên được sử dụng theo hướng có thể cập nhật và điều chỉnh, thay vì xem một file cũ trên mạng là biểu mẫu cố định cho mọi trường.

Hỗ trợ tư vấn từ luật sư và chuyên gia khi cần

Nếu chỉ cần một mẫu bàn giao để điền danh mục tài sản, bạn có thể tải mẫu và tự chỉnh sửa theo thực tế.

Nếu trường hợp bàn giao có vấn đề phức tạp như tài sản thiếu, mất, hư hỏng, chênh lệch giữa sổ sách và thực tế hoặc cần rà soát trách nhiệm quản lý, người sử dụng có thể đăng ký gói tư vấn bổ sung từ luật sư hoặc chuyên gia khi có nhu cầu.

Phí tải mẫu và phí tư vấn là hai khoản riêng biệt. Người chỉ cần mẫu không nhất thiết phải đăng ký tư vấn.

Bạn đang chuẩn bị bàn giao thư viện nhưng chưa biết trình bày danh mục tài sản như thế nào? Hãy tải mẫu biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường file Word, file PDF để có sẵn bố cục ghi thông tin người giao, người nhận, danh mục tài sản, số lượng và tình trạng. Tải về, điền thông tin thực tế và chỉnh sửa theo yêu cầu của nhà trường.

Khi nào cần lập Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường?

Biên bản có thể được lập khi quyền hoặc trách nhiệm trực tiếp quản lý tài sản thư viện được chuyển từ một người, bộ phận hoặc đơn vị sang chủ thể khác.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Bàn giao thư viện khi cán bộ, nhân viên phụ trách thay đổi.
• Bàn giao khi có người mới được phân công quản lý thư viện.
• Bàn giao tài sản sau khi nhà trường tiếp nhận cơ sở vật chất mới.
• Bàn giao sách, tài liệu và thiết bị sau một đợt mua sắm.
• Bàn giao tài sản giữa các bộ phận trong trường.
• Bàn giao sau khi kiểm kê tài sản thư viện.
• Bàn giao khi sắp xếp, điều chuyển hoặc tổ chức lại khu vực thư viện.
• Bàn giao khi cán bộ phụ trách nghỉ việc, chuyển công tác hoặc thay đổi nhiệm vụ.

Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT xác định thư viện cơ sở giáo dục phổ thông có các nhóm tiêu chuẩn liên quan đến tài nguyên thông tin, cơ sở vật chất và thiết bị. Do đó, khi bàn giao thực tế, nhà trường có thể cần lập danh mục đủ chi tiết để kiểm tra tài sản và tình trạng sử dụng.

Người giao thường là người đang trực tiếp quản lý hoặc được giao quản lý tài sản trước thời điểm bàn giao.

Người nhận là người được nhà trường phân công tiếp nhận và quản lý sau bàn giao.

Tùy cơ cấu của trường, hiệu trưởng hoặc người có thẩm quyền có thể tham gia xác nhận hoặc chứng kiến theo quy định nội bộ.

Đối với hoạt động quản lý sách và tài liệu, Mẫu biên bản kiểm kê sách giáo khoa trong thư viện giúp ghi nhận số lượng, tình trạng và kết quả kiểm kê để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường gồm những nội dung gì?

Một mẫu biên bản có thể bao gồm các nhóm nội dung chính sau:

1. Thông tin nhà trường

• Tên trường.
• Bộ phận hoặc thư viện.
• Số biên bản nếu nhà trường có sử dụng hệ thống đánh số.
• Ngày lập biên bản.

2. Căn cứ và mục đích bàn giao

Có thể ghi lý do lập biên bản như:

• Thay đổi người phụ trách.
• Tiếp nhận tài sản mới.
• Kiểm kê.
• Điều chuyển.
• Sắp xếp lại tài sản.
• Bàn giao theo quyết định hoặc phân công của nhà trường.

3. Thành phần bàn giao

• Họ tên người giao.
• Chức vụ hoặc nhiệm vụ.
• Họ tên người nhận.
• Chức vụ hoặc nhiệm vụ.
• Người chứng kiến hoặc đại diện nhà trường nếu có.

4. Danh mục tài sản

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, có thể gồm:

• STT.
• Tên tài sản.
• Mã tài sản nếu có.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Tình trạng.
• Năm đưa vào sử dụng nếu cần.
• Giá trị hoặc thông tin quản lý khác nếu nhà trường yêu cầu.
• Ghi chú.

5. Tài liệu và sách thư viện

Nếu cần quản lý riêng, có thể chia thành:

• Sách giáo khoa.
• Sách tham khảo.
• Sách nghiệp vụ.
• Truyện, văn học.
• Báo, tạp chí.
• Tài liệu khác.

Không nhất thiết phải ghi từng cuốn vào phần chính của biên bản nếu số lượng lớn. Có thể lập phụ lục danh mục tài sản hoặc tài liệu kèm theo và ghi tổng số trong biên bản.

6. Tình trạng tài sản

Có thể ghi:

• Mới.
• Đang sử dụng tốt.
• Đã qua sử dụng.
• Có dấu hiệu hư hỏng.
• Cần sửa chữa.
• Không sử dụng được.

Cách phân loại cụ thể nên thống nhất với phương pháp kiểm kê và quản lý tài sản của nhà trường.

7. Kết luận bàn giao

Ghi rõ:

• Hai bên đã kiểm tra những tài sản nào.
• Số lượng thực tế.
• Các vấn đề cần lưu ý.
• Tài sản thiếu hoặc hư hỏng nếu có.
• Trách nhiệm quản lý sau khi bàn giao.

8. Chữ ký xác nhận

Có thể gồm:

• Người giao.
• Người nhận.
• Người chứng kiến.
• Đại diện nhà trường nếu cần.

Trong lĩnh vực công nghệ, việc chuyển giao phần mềm cần có tài liệu ghi nhận rõ nội dung bàn giao. Mẫu biên bản bàn giao mã nguồn và thư viện phần mềm có thể được tham khảo khi thực hiện công việc tương tự.

Hướng dẫn lập và điền Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường

Thông tin nhà trường và thư viện

Cần điền: Tên trường, tên bộ phận thư viện, địa điểm và ngày lập biên bản.

Cách điền: Sử dụng đúng tên chính thức của trường và bộ phận thực hiện bàn giao.

Lưu ý: Nếu trường có nhiều cơ sở hoặc điểm trường, nên ghi rõ địa điểm bàn giao để tránh nhầm lẫn.

Thông tin người giao và người nhận

Cần điền: Họ tên, chức vụ hoặc nhiệm vụ của người giao và người nhận.

Cách điền: Ghi theo quyết định, phân công hoặc tình hình thực tế của nhà trường.

Lưu ý: Người nhận phải là người thực tế được giao quản lý tài sản sau bàn giao.

Danh mục tài sản

Cần điền: Tên tài sản, mã tài sản nếu có, đơn vị tính, số lượng và các thông tin liên quan.

Cách điền: Kiểm kê thực tế từng nhóm tài sản trước khi ghi tổng số vào biên bản.

Lưu ý: Với số lượng lớn, nên sử dụng phụ lục để liệt kê chi tiết thay vì làm phần chính quá dài.

Sách và tài liệu thư viện

Cần điền: Tên nhóm tài liệu, số lượng hoặc danh mục chi tiết tùy cách quản lý của trường.

Cách điền: Đối chiếu với sổ sách, phần mềm quản lý thư viện hoặc danh mục kiểm kê nếu có.

Lưu ý: Không nên chỉ ghi “toàn bộ sách thư viện” nếu cần xác định rõ số lượng và tình trạng thực tế.

Tình trạng tài sản

Cần điền: Tình trạng thực tế của từng tài sản hoặc nhóm tài sản.

Cách điền: Kiểm tra trực tiếp trước khi ký. Với thiết bị điện tử, có thể kiểm tra khả năng hoạt động nếu cần.

Lưu ý: Nếu tài sản hư hỏng, thiếu hoặc không hoạt động, nên ghi rõ thay vì ghi chung là “đã bàn giao”.

Chênh lệch và vấn đề phát sinh

Cần điền: Tài sản thiếu, thừa, hư hỏng hoặc có thông tin không thống nhất nếu có.

Cách điền: Ghi cụ thể tên tài sản, số lượng và tình trạng; nếu có nguyên nhân hoặc phương án xử lý đã được thống nhất thì ghi thêm.

Lưu ý: Không tự quy kết trách nhiệm cho cá nhân nếu chưa có kết luận hoặc căn cứ phù hợp.

Kết luận bàn giao

Cần điền: Nội dung xác nhận về việc kiểm tra, bàn giao và trách nhiệm quản lý sau bàn giao.

Cách điền: Viết ngắn gọn, phản ánh đúng kết quả kiểm tra thực tế.

Lưu ý: Nếu còn tài sản chưa kiểm kê hoặc chưa bàn giao, cần ghi rõ phạm vi thay vì xác nhận toàn bộ đã hoàn tất.

Chữ ký

Cần điền: Họ tên và chữ ký của người giao, người nhận và các chủ thể xác nhận theo yêu cầu.

Cách điền: Các bên nên đọc lại toàn bộ danh mục trước khi ký.

Lưu ý: Không ký trước khi hoàn tất việc kiểm tra tài sản nếu biên bản dùng để xác nhận số lượng và tình trạng thực tế.

Checklist trước khi hoàn tất:

•  Đúng tên trường và thư viện.
• Đúng người giao và người nhận.
• Có ngày, địa điểm bàn giao.
• Đã kiểm kê tài sản thực tế.
• Số lượng khớp với danh mục.
• Đã ghi tình trạng tài sản.
• Đã ghi tài sản thiếu, hỏng hoặc có vấn đề nếu có.
• Phụ lục danh mục được đính kèm nếu cần.
• Các bên đã kiểm tra nội dung.
• Đủ chữ ký xác nhận.

Không muốn tự thiết kế bảng danh mục tài sản từ đầu? Tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường file Word và PDF để có sẵn các phần ghi người giao, người nhận, tài sản, số lượng, tình trạng và ghi chú. Bạn chỉ cần mở file Word, bổ sung dữ liệu thực tế và điều chỉnh nội dung theo cách quản lý của trường.

Sau khi tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường cần chỉnh sửa gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo tài sản thực tế và quy trình quản lý của từng trường.

Bạn nên chỉnh sửa:

1. Tên trường và thư viện: thay thông tin mẫu bằng thông tin chính xác.
2. Lý do bàn giao: ghi đúng nguyên nhân thực tế.
3. Người giao, người nhận: cập nhật họ tên và chức vụ.
4. Danh mục tài sản: bổ sung tài sản thực tế.
5. Số lượng: kiểm tra bằng kiểm kê thực tế.
6. Mã tài sản: điền nếu nhà trường đang sử dụng mã quản lý.
7. Tình trạng: ghi đúng hiện trạng.
8. Ghi chú: bổ sung các vấn đề cần lưu ý.
9. Phụ lục: thêm nếu danh mục tài sản dài.
10. Phần ký: xác định đúng người có trách nhiệm ký xác nhận.

Đối với tài sản thuộc phạm vi quản lý của đơn vị công lập, cách ghi nhận, kiểm kê và theo dõi còn có thể chịu sự điều chỉnh của các quy định về quản lý, sử dụng tài sản công và quy chế nội bộ. Vì vậy, không nên coi mẫu biên bản là tài liệu thay thế sổ tài sản hoặc hồ sơ kế toán của nhà trường.

Khi doanh nghiệp chuyển giao tài sản giữa các bộ phận hoặc cá nhân quản lý, Mẫu biên bản bàn giao tài sản công ty giúp ghi nhận thông tin tài sản, tình trạng và trách nhiệm của bên giao, bên nhận.

Tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường nhận file gì?

Khi tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường tại Mẫu Biên Bản, bạn sẽ nhận được file Word và file PDF để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

File Word phù hợp để chỉnh sửa tên trường, người giao nhận, danh mục tài sản, số lượng, tình trạng và phần xác nhận.

File PDF giúp bạn xem trước bố cục và đối chiếu với file Word trước khi hoàn thiện.

Giá trị của mẫu nằm ở nội dung và cấu trúc được chuẩn bị sẵn, giúp người lập không phải tự tạo bảng và xây dựng toàn bộ biên bản từ một trang Word trống.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường

Thứ nhất, phân biệt tài sản thư viện với tài nguyên thông tin. Sách, báo, tài liệu là một nhóm tài nguyên quan trọng của thư viện; bên cạnh đó còn có cơ sở vật chất và thiết bị. Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT quy định các nhóm tiêu chuẩn này trong hệ thống tiêu chuẩn thư viện cơ sở giáo dục.

Thứ hai, nên kiểm kê trước khi ký. Biên bản bàn giao có giá trị thực tế hơn khi số lượng ghi trên giấy được đối chiếu với tài sản hiện có.

Thứ ba, ghi rõ tình trạng nếu có bất thường. Không nên chỉ ghi “đã bàn giao” đối với máy tính, máy in, tủ, bàn ghế hoặc thiết bị đang hư hỏng nếu tình trạng đó có ý nghĩa đối với việc quản lý sau bàn giao.

Thứ tư, tài sản số lượng lớn nên có phụ lục. Với hàng trăm hoặc hàng nghìn đầu sách, việc đưa toàn bộ danh mục vào phần chính có thể khiến biên bản dài và khó kiểm tra. Có thể lập phụ lục và dẫn chiếu rõ trong biên bản.

Thứ năm, thống nhất với hồ sơ quản lý tài sản của trường. Nếu tài sản có mã quản lý, số hiệu hoặc thông tin trên sổ sách thì nên kiểm tra để bảo đảm biên bản không ghi khác với hồ sơ đang được lưu giữ.

Thứ sáu, không tự xác nhận những nội dung chưa kiểm tra. Người giao và người nhận chỉ nên ký xác nhận sau khi đã có cơ hội kiểm tra danh mục, số lượng và tình trạng tài sản trong phạm vi bàn giao.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường

Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc chuyển giao tài sản và trách nhiệm quản lý giữa người giao và người nhận, đồng thời xác định danh mục, số lượng và tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao.

Những tài sản nào có thể ghi trong biên bản?

Có thể ghi sách, tài liệu, báo, tạp chí, giá sách, tủ, bàn ghế, máy tính, máy in và các thiết bị, tài sản khác thuộc thư viện theo phạm vi bàn giao thực tế.

Có cần ghi từng cuốn sách vào biên bản không?

Không nhất thiết. Nếu số lượng lớn, có thể lập phụ lục danh mục sách hoặc tài liệu để ghi chi tiết và dẫn chiếu phụ lục trong biên bản. Cách thực hiện nên phù hợp với phương thức quản lý tài nguyên của trường.

Ai là người ký biên bản bàn giao?

Thông thường người giao và người nhận ký xác nhận. Tùy trường hợp, đại diện nhà trường hoặc người chứng kiến có thể ký theo quy định nội bộ hoặc yêu cầu của đơn vị.

Có cần ghi tình trạng tài sản không?

Nên ghi, đặc biệt đối với tài sản có giá trị hoặc thiết bị đã qua sử dụng. Việc ghi tình trạng giúp xác định rõ hiện trạng tại thời điểm bàn giao.

Nếu phát hiện thiếu sách hoặc hư hỏng thiết bị thì phải làm gì?

Nên ghi rõ tài sản, số lượng và tình trạng thực tế trong biên bản hoặc phụ lục. Việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm cần căn cứ vào hồ sơ, quy định quản lý và kết quả xác minh của nhà trường; không nên tự kết luận ngay trong mẫu nếu chưa có căn cứ.

Biên bản có thay thế sổ quản lý tài sản của nhà trường không?

Không. Biên bản là tài liệu ghi nhận một lần bàn giao cụ thể. Sổ hoặc hệ thống quản lý tài sản, hồ sơ kế toán và các tài liệu quản lý khác vẫn được thực hiện theo quy định áp dụng tại trường.

Có thể sửa mẫu theo quy định riêng của trường không?

Có. File Word có thể được chỉnh sửa để bổ sung tên trường, mã tài sản, phụ lục, người chứng kiến hoặc các trường thông tin khác phù hợp với quy trình quản lý thực tế.

Xem preview và tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường

Trước khi tải, bạn có thể xem preview Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường để kiểm tra bố cục danh mục tài sản, phần thông tin người giao nhận, tình trạng và xác nhận.

Sau khi tải file Word, hãy thay thế toàn bộ thông tin mẫu bằng dữ liệu thực tế của trường. Nếu số lượng tài sản lớn, có thể mở rộng bảng hoặc bổ sung phụ lục để việc kiểm kê thuận tiện hơn.

Cần hoàn tất hồ sơ bàn giao thư viện mà không muốn mất thời gian tự dựng mẫu? Hãy tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường file Word, file PDF để có sẵn khung văn bản và bảng danh mục tài sản. Xem preview, tải file về và chỉnh sửa trực tiếp theo danh sách tài sản, người giao nhận và quy định của trường.

Kết luận

Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường là tài liệu hữu ích khi trường cần chuyển giao trách nhiệm quản lý sách, tài liệu, cơ sở vật chất và thiết bị thư viện giữa các cá nhân hoặc bộ phận. Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp người lập nhanh chóng thiết lập danh mục, ghi số lượng, tình trạng và hoàn thiện phần xác nhận.

Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT hiện quy định tiêu chuẩn thư viện cơ sở giáo dục mầm non và phổ thông, bao gồm các nội dung liên quan đến tài nguyên thông tin, cơ sở vật chất và thiết bị thư viện. Khi sử dụng mẫu, nhà trường nên đối chiếu với quy định hiện hành, quy chế nội bộ và hồ sơ quản lý tài sản để bảo đảm nội dung bàn giao phù hợp.

Nếu mục tiêu là có sẵn một mẫu Word và PDF để chỉnh sửa nhanh thay vì tự thiết kế biên bản từ đầu, bạn có thể xem preview và tải Biên bản bàn giao tài sản thư viện nhà trường tại Mẫu Biên Bản.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Ngoài biên bản bàn giao tài sản thư viện,nhà trường, bạn có thể tham khảo thêm:

• Mẫu biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy – phục vụ bàn giao máy chiếu, bảng tương tác, thiết bị thí nghiệm.
• Mẫu biên bản bàn giao mốc thửa đất – dùng khi bàn giao ranh giới, cột mốc đất đai của trường.
• Mẫu biên bản bàn giao chất thải nguy hại – cần thiết khi bàn giao hóa chất, chất thải thí nghiệm cho đơn vị xử lý.