Biên bản bàn giao tài chính được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao tiền, tài sản, sổ sách, chứng từ và các hồ sơ liên quan đến công tác tài chính giữa người bàn giao và người nhận bàn giao, qua đó xác nhận số liệu và tình trạng tài chính tại thời điểm chuyển giao. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao tài chính tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin các bên, thời điểm bàn giao, tiền và tài sản liên quan, sổ sách chứng từ, các khoản phải thu, phải trả và xác nhận của người bàn giao, người nhận bàn giao. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu bàn giao tài chính thực tế.

Biên bản bàn giao tài chính là gì?

Biên bản bàn giao tài chính là văn bản dùng để ghi nhận việc chuyển giao các nội dung liên quan đến công tác tài chính từ một cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị sang cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị khác.

Nội dung bàn giao có thể bao gồm:

• Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
• Sổ sách kế toán.
• Chứng từ thu, chi.
• Hồ sơ thanh toán.
• Hồ sơ công nợ.
• Các khoản phải thu, phải trả.
• Tài sản, công cụ và giấy tờ liên quan đến tài chính.
• Hồ sơ thuế và các nghĩa vụ tài chính.
• Các công việc tài chính đang xử lý hoặc chưa hoàn tất.

Biên bản giúp xác định rõ những gì đã được bàn giao, số liệu tại thời điểm bàn giao và trách nhiệm của các bên sau khi hoàn tất việc chuyển giao.

Căn cứ pháp lý về bàn giao tài chính

1. Luật Kế toán 2015

Luật Kế toán 2015 là căn cứ pháp lý quan trọng khi nội dung bàn giao liên quan đến sổ kế toán, chứng từ kế toán, tài liệu kế toán và trách nhiệm của những người thực hiện công tác kế toán.

Khi bàn giao công việc tài chính - kế toán, doanh nghiệp cần bảo đảm hồ sơ, chứng từ và số liệu được quản lý, lưu trữ theo đúng quy định pháp luật về kế toán.

Đặc biệt, khi thay đổi người làm kế toán, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, việc bàn giao cần được thực hiện đầy đủ để bảo đảm tính liên tục của công tác kế toán và trách nhiệm đối với số liệu, tài liệu được quản lý.

2. Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và là văn bản cần xem xét đối với việc tổ chức công tác kế toán, quản lý và lưu trữ tài liệu kế toán.

Khi lập biên bản bàn giao tài chính có liên quan đến hồ sơ, tài liệu kế toán, cần đối chiếu với quy định về quản lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

3. Bộ luật Dân sự 2015

Nếu việc bàn giao liên quan đến tài sản, tiền hoặc quyền và nghĩa vụ giữa các bên theo một thỏa thuận dân sự, Bộ luật Dân sự 2015 có thể là căn cứ pháp lý chung để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

4. Quy chế tài chính và quy định nội bộ của doanh nghiệp

Ngoài pháp luật, quy chế tài chính, quy chế kế toán, quyết định phân công nhiệm vụ và quy định quản lý tài sản của doanh nghiệp có thể là căn cứ trực tiếp để xác định phạm vi và nội dung bàn giao.

Vì vậy, biên bản nên ghi rõ căn cứ nội bộ nếu việc bàn giao được thực hiện do thay đổi nhân sự, điều chuyển công việc, nghỉ việc, bổ nhiệm hoặc phân công lại nhiệm vụ.

Lưu ý: “Biên bản bàn giao tài chính” là tên gọi mang tính thực tế và có thể bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Không có một mẫu duy nhất áp dụng bắt buộc cho mọi trường hợp. Nếu việc bàn giao là bàn giao công tác kế toán, cần đặc biệt chú ý các quy định về trách nhiệm quản lý sổ sách, chứng từ và tài liệu kế toán.

Mẫu biên bản bàn giao tài chính tham khảo

CÔNG TY TNHH MINH AN
Số: 15/BBBG-TC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI CHÍNH

Hôm nay, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại Công ty TNHH Minh An, chúng tôi gồm:

I. NGƯỜI BÀN GIAO

Họ và tên: Nguyễn Thị Lan

Chức vụ: Kế toán trưởng

Đơn vị: Công ty TNHH Minh An

Sau đây gọi là Bên bàn giao.

II. NGƯỜI NHẬN BÀN GIAO

Họ và tên: Trần Thị Mai

Chức vụ: Kế toán trưởng

Đơn vị: Công ty TNHH Minh An

Sau đây gọi là Bên nhận bàn giao.

III. CĂN CỨ BÀN GIAO

• Căn cứ Quyết định số 35/QĐ-MA ngày 15/08/2026 của Công ty TNHH Minh An về việc thay đổi người phụ trách công tác kế toán.
• Căn cứ tình hình quản lý tài chính, kế toán thực tế tại thời điểm bàn giao.
• Căn cứ hồ sơ, sổ sách và chứng từ do người bàn giao đang quản lý.

Hai bên tiến hành bàn giao công tác tài chính với các nội dung sau:

IV. TIỀN VÀ TÀI SẢN TÀI CHÍNH

Số liệu trên được đối chiếu với sổ sách và chứng từ liên quan tại thời điểm bàn giao.

V. SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ VÀ HỒ SƠ

Bên bàn giao chuyển giao cho Bên nhận các hồ sơ sau:

VI. CÁC CÔNG VIỆC TÀI CHÍNH ĐANG XỬ LÝ

Tại thời điểm bàn giao, các công việc chưa hoàn tất gồm:

1. Đối chiếu công nợ với khách hàng ………………….
2. Hoàn thiện hồ sơ thanh toán ………………….
3. Theo dõi khoản phải thu ………………….
4. Các công việc khác: ………………….

Bên nhận bàn giao tiếp tục theo dõi và xử lý các nội dung trên theo quy định và phân công của Công ty.

VII. XÁC NHẬN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

Bên bàn giao xác nhận đã bàn giao các khoản tiền, hồ sơ, sổ sách, chứng từ và thông tin tài chính nêu trên.

Bên nhận xác nhận đã tiếp nhận các nội dung được bàn giao và có trách nhiệm tiếp tục quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Các bên có trách nhiệm thông báo và phối hợp xử lý nếu phát hiện sai lệch số liệu hoặc thiếu hồ sơ, chứng từ sau thời điểm bàn giao.

Biên bản được lập thành 03 bản, có giá trị như nhau:

• Bên bàn giao giữ 01 bản.
• Bên nhận bàn giao giữ 01 bản.
• Công ty lưu 01 bản.

Các bên đã đọc lại, thống nhất nội dung và ký xác nhận.

NGƯỜI BÀN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thị Lan

NGƯỜI NHẬN BÀN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Thị Mai

NGƯỜI CHỨNG KIẾN/ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………

Khi nào cần lập biên bản bàn giao tài chính?

Bàn giao khi kế toán nghỉ việc hoặc chuyển công tác

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Theo Điều 78 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời gian bàn giao tối đa là 5 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thay đổi có hiệu lực. Người giao phải khóa sổ, in sổ, ký duyệt và lập danh mục bàn giao.

Bàn giao khi sáp nhập, chia tách, hợp nhất doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc giải thể, việc kiểm kê và lập biên bản bàn giao là bắt buộc theo Điều 51 Luật Kế toán 2015. Các thương vụ M&A năm 2023 tại Việt Nam đạt 8,9 tỷ USD, kéo theo nhu cầu sử dụng mẫu biên bản tăng cao.

Bàn giao tài chính giữa các phòng ban, chi nhánh

Khi luân chuyển thủ quỹ, kế toán chi nhánh hoặc thủ kho, doanh nghiệp cần lập biên bản để xác định trách nhiệm vật chất. Đây là yêu cầu của Chuẩn mực kế toán VAS 01 về chứng từ hợp pháp.

Bàn giao công tác tài chính công đoàn cơ sở

Theo Quyết định 4290/QĐ-TLĐ ngày 01/03/2022, công đoàn cơ sở phải lập biên bản khi hết nhiệm kỳ, thay đổi kế toán, thủ quỹ hoặc chia tách, sáp nhập.

Tải mẫu biên bản bàn giao tài chính file Word chuẩn mới nhất

Mẫu biên bản bàn giao tài chính tổng hợp cho doanh nghiệp

Mẫu áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, gồm đầy đủ các trường: sổ kế toán (Sổ Cái, Nhật ký chung, Sổ quỹ), tài sản, công nợ, tạm ứng. Người dùng có thể tải file Word và chỉnh sửa theo đặc thù đơn vị.

Mẫu biên bản bàn giao sổ sách tài chính

Mẫu này liệt kê chi tiết từng loại sổ, số trang, ngày khóa sổ, tình trạng giáp lai. Với phần mềm kế toán, cần ghi rõ tên phần mềm, phiên bản, đường dẫn lưu trữ.

Mẫu biên bàn bàn giao tài chính công đoàn cơ sở

Mẫu đặc thù cho công đoàn, bao gồm nguồn thu đoàn phí, kinh phí công đoàn 2%, các khoản chi, có xác nhận của chủ tịch công đoàn và kế toán cấp trên.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản kèm bảng kê chi tiết

Biên bản bàn giao tài chính thường đi kèm bảng kê tài sản với các cột: tên tài sản, nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản bàn giao tài sản đặc thù như biên bản bàn giao tàu cá sau khi sửa chữa, biên bản bàn giao rừng dùng cho tổ chức hoặc biên bản bàn giao quà tặng để tùy chỉnh cho phù hợp.

Mẫu biên bàn bàn giao khi kế toán nghỉ việc – nghỉ hưu

Mẫu này chú trọng phần xác nhận số dư quỹ, số dư tài khoản ngân hàng và danh sách công việc dở dang. Thường được sử dụng khi kế toán viên nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.

Hướng dẫn soạn thảo và cách viết biên bản bàn giao tài chính đầy đủ

Cấu trúc chuẩn

Một biên bản chuẩn gồm: quốc hiệu - tiêu ngữ, tên đơn vị, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung bàn giao, kết luận và chữ ký. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phần quốc hiệu được trình bày mẫu hành chính thông thường.

Danh mục nội dung cần liệt kê

Cần liệt kê đầy đủ: sổ kế toán, chứng từ kế toán, hóa đơn chưa sử dụng, báo cáo tài chính, tờ khai thuế, tài sản cố định, công nợ và tài khoản ngân hàng.

Cách ghi số dư tiền mặt, tạm ứng, công nợ

Phần này phải ghi chính xác số dư tiền mặt tại quỹ, số dư từng tài khoản ngân hàng, danh sách các khoản tạm ứng chưa thanh toán và bảng tổng hợp công nợ phải thu/phải trả có đối chiếu xác nhận.

Quy định về chữ ký và xác nhận

Biên bản phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Nếu bên nhận chưa rõ số liệu, có thể ghi thêm ý kiến và ký xác nhận sau khi kiểm đếm.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh biên bản bàn giao tài chính

Thông tư số 122/2007/TT-BTC

Thông tư này hướng dẫn chế độ kế toán cho đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước. Theo đó, việc bàn giao khi thay đổi kế toán viên phải được lập thành văn bản.

Chuẩn mực kế toán và quy định lưu trữ tài sản – chứng từ

Theo VAS 01 và VAS 03, mọi nghiệp vụ kinh tế đều cần chứng từ hợp lệ. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm, riêng biên bản bàn giao nên lưu tối thiểu 10 năm.

Quy định về trách nhiệm bàn giao khi kế toán nghỉ việc

Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định người làm kế toán phải bàn giao đầy đủ, nếu không sẽ bị đình chỉ hành nghề và xử phạt vi phạm hành chính.

Những lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng biên bản bàn giao tài chính

Kiểm tra trùng khớp giữa sổ sách và số liệu thực tế

Trước khi ký, hai bên phải đối chiếu số dư trên sổ kế toán với bảng kiểm kê thực tế. Nếu chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và ghi rõ trong biên bản.

Xác định rõ trách nhiệm bên giao – bên nhận

Từng phần việc phải ghi rõ ai chịu trách nhiệm về số liệu, tài sản sau khi bàn giao. Điều này giúp tránh trường hợp đổ lỗi khi phát hiện sai sót.

Hậu quả khi biên bản thiếu trường hoặc số liệu sai

Biên bản không đầy đủ sẽ không đủ cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp. Nếu số liệu sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc mất uy tín với kiểm toán.

Quy trình lưu trữ biên bản

Biên bản phải được lưu trữ an toàn, nơi lưu trữ tối thiểu 5 năm, mỗi bên giữ 1 bản gốc. Có thể lưu bản scan trong phần mềm kế toán để tiện tra cứu.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao tài chính

Biên bản bàn giao tài chính dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc chuyển giao tiền, tài sản, hồ sơ, chứng từ, công nợ và các công việc tài chính giữa người bàn giao và người nhận.

Bàn giao tài chính có bắt buộc lập biên bản không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc, nhưng lập biên bản là cách phù hợp để ghi nhận số liệu và trách nhiệm tại thời điểm bàn giao.

Khi bàn giao kế toán cần bàn giao những hồ sơ nào?

Có thể gồm sổ kế toán, chứng từ, sổ quỹ, hồ sơ ngân hàng, công nợ, thuế, tài sản, báo cáo tài chính và các công việc đang xử lý.

Có cần kiểm kê tiền mặt khi bàn giao không?

Nếu bàn giao quỹ tiền mặt, nên kiểm kê thực tế và đối chiếu với sổ quỹ.

Nếu số liệu thực tế và sổ sách không khớp thì sao?

Cần ghi nhận chênh lệch và xử lý trước hoặc cùng với thời điểm bàn giao; không nên bỏ qua chênh lệch trong biên bản.

Người nhận bàn giao có phải chịu trách nhiệm về số liệu trước ngày bàn giao không?

Không thể xác định chung chỉ dựa vào biên bản. Trách nhiệm cần được xem xét theo phạm vi công việc, thời điểm bàn giao, hồ sơ và quy định pháp luật, quy chế nội bộ có liên quan.

Có cần người chứng kiến ký không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Tuy nhiên, có thể bổ sung đại diện đơn vị hoặc người chứng kiến nếu doanh nghiệp thấy cần thiết.

Biên bản bàn giao tài chính có cần đóng dấu không?

Tùy quy định nội bộ và tính chất của văn bản.

Mẫu biên bản bàn giao tài chính có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo, cần điều chỉnh theo nội dung và phạm vi bàn giao thực tế.

Biên bản bàn giao tài chính không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay các mẫu biên bản file Word chuẩn nêu trên, điều chỉnh cho phù hợp với đơn vị và sử dụng ngay hôm nay để đảm bảo tính minh bạch, an toàn trong công tác kế toán.